存貨作為貿易企業獲取利潤的工具,不僅占用的資金大,而且品種繁多,對企業的重要性不言而喻。對于大型國有貿易企業來說,絕大多數存貨屬于租用倉庫異地存儲,因此對存貨的管理控制就顯得更為重要。如何加強存貨管理,提高管理效果,成為企業不斷探討的課題。實踐證明,對存貨進行不定期抽查審計,是發現管理隱患、堵塞管理漏洞的有效途徑。中化供銷集團審計監督部一年來通過開展系統內存貨管理審計業務,對存貨管理程序上的缺失和不當及時進行揭示和評價,并提出改進建議,從而強化了內控管理的力度,確保了資產的安全性。我們感到內部審計職能向管理審計拓展是大有可為的,真正起到了摸家底、揭隱患、促發展的作用。
一、存貨管理環節常見的問題
在進行存貨管理審計的過程中,我們發現有些單位缺乏對貨物流通的必要賬簿紀錄,從而不能將實物流轉信息與賬務信息一體化,對異地倉儲的存貨管理權弱化,財務部門的存貨信息與業務部門和倉儲單位的實物信息不能對應,具體表現有:
1、商品實物已經入庫,財務部門沒有記錄。由于企業采購業務與財務信息處理脫節,財務數據不能形成對物流的監控,二者在時間的反映上存在著很大差異。由于倉儲功能并非由本企業完全控制,雖然在預付貸款賬戶中反映出采購行為,卻存在著企業資源被挪用的風險。
2、商品己做財務入庫,但失去了對實物的控制權。由于財務部門不能對倉儲企業中的自有存貨進行有效控制,很少通過實地盤點來核對賬實,所以人庫只是賬面行為,存貨只是以數據形式存在,極有可能造成賬實不符。
3、庫存商品已經出庫,在財務賬面沒有反映。商品已經提貨或已做倉庫間的轉移卻沒有反映在財務記錄中。如果財務和業務部門不及時協調核對,則賬面和報表的數字就會失真。
4、從倉儲企業取得的商品權屬證明存在不確定性。由于企業存貨地點分散,實地盤點成本高,大部分存貨只能從倉儲企業取得證明。但現在相當數量的倉儲企業是由原來的國有倉庫轉制而來的,管理水平較低,他們提供的商品權屑證明存在較大的誤差,影響了企業對存貨的計算。
5、缺乏對商品的期末盤點。因為上述的客觀原因和傳統做法,企業重視賬面數字而缺乏實地盤點,勢必加大存貨估價的誤差。
6、缺少對庫存損耗的判定。同樣,由于缺乏盤點,就不能對損耗的數量和損耗的環節(采購、運輸、倉儲等)做準確的判定。
以上問題影響了企業資產損益的真實性,影響了對企業資源配置利用的判斷,影響企業資金的正常運轉,削弱了企業對資源的利用程度,很可能導致管理漏洞的產生。
二、存貨管理審計的萬法
(一)實物盤點。根據國有貿易企業存貨的特性,在實施存貨審計時,首先要從實物盤點人手,審計中要關注以下幾點:
1、存貨數量計算的正確性
存貨數量的正確與否關系到存貨計價的準確性。為保證存貨數量計算的'正確性、保證存貨的實物流轉和價值結轉的一致性,做到存貨賬實相符,實施存貨監盤審計程序十分重要。在實施存貨監盤程序的過程中,發現存貨數量盤盈或盤虧的數額較大且情況比較異常時,應分析具體情況,找出造成異常的根本原因:
一是審查存貨收發數量計算方法的選用是否合理,是否堅持一貫性原則,有無隨意改變計算方法的現象。
二是所有權不屬于本單位的外單位商品,要審查其有無混 同于本企業存貨的現象,如有必要應做轉庫處理。
三是對實地監盤有困難的在途和委托加工存貨,應檢查賬簿記錄所依據的原始憑證是否合法,必要時應向供貨單位或加工單位進行函證,以證實賬面數量記載的真實性。
四是對難以清點的大宗存貨應審查其采用的技術計量方法是否科學、適當,是否具備清楚劃分倉儲責任的有關合約。
五是要考查本企業及倉儲企業的內部控制制度執行情況和財務基礎工作情況,將重要或問題較多的存貨作為重點抽樣對象,以保證存貨抽查的質量。
2、存貨計價的合理性
存貨計價的正確與否,不僅影響到資產的真實性,而且影響當期損益的真實性。做好存貨計價的審計工作,對于防范企業的存貨風險至關重要。對存貨計價的審計貫穿于存貨的人庫、發出、結轉等環節,在合理抽樣的基礎上進行,重點關注:
一是相關種類的存貨采用的計價方法是否合理、適當,有無任意改變計價方法的現象。
二是同一品種、同一類型范圍內進行計價的存貨,有無異類存貨混淆計價的現象。
三是對于不同批次、不同合同采購以及單位價值大的存貨是否采用個別計價法。
3、對存貨品質的確認。
結合盤點,對于長期閑置和陳舊存貨,應分析其質量和使用價值的現狀,確認是否屬于不良資產,有無存在減值的跡象;對變質和毀損的存貨,是否進行了減值賬務處理,并詳細注明存貨減值的性質、程度及造成減值的原因。由于存貨品種和性質的復雜性,審計人員不可能了解詳盡,必要時應請專家協助工作,以便分析確認存貨減值數額及存貨減值計算方法的正確性、合理性和科學性。
(二)數據分析。對存貨的審計還要結合財務賬面數據進行分析,查找業務環節中的非常規現象:
1.采購。可能存在已經完成采購行為的商品通過預付賬款、在途商品、其他應收款等科目掛賬,實質上己轉化為成本費用的現象。對于此類情況,應根據企業通常的經營做法、賬齡、付款及合同等多方面情況進行分析,判定是否到貨或者已經出庫銷售而應轉為成本費用。
乙銷售。關注收入與成本的配比,不僅要重視金額的配比,而且要關注成本結轉數量是否配比,防止少轉金額或少轉數量調劑利潤。
當然,存貨審計不是企業對存貨進行管理的唯一和根本手段,它只是一個控制手段,通過審計發現管理制度上的缺陷或執行上的漏洞,從而完善制度、改進管理、堵塞漏洞。我們認為應當將國有貿易企業的存貨管理職能提升到新的高度,將收發、倉儲、運輸、檢驗等功能集中于企業的物流管理部門,使之成為企業管理的一個重要系統和成本中心,與業務、財務等部門相互聯接、相互協調,才能適應新型貿易企業的需要,并降低企業的存貨成本。另外,實現企業資源的信息化管理也很重要,與存貨相關的信息處理得越詳盡,相關的風險就越小。如果企業實現了包括存貨在內的資源信息統一化管理,將會提高企業的運作效率,降低成本費用,增加企業價值。
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