商務信函寫作格式

2023-11-02 公函

　　商務信函寫作用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么，那么，今天，CN人才公文網小編給大家介紹的是商務信函寫作格式，希望對大家有幫助。

　　商務信函寫作格式:

　　1、稱呼　

　　稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定，一般都用“敬語+稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。 (頂格寫，后面加冒號。)

　　2、啟詞　

　　啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”;思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等;贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等;承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為xx事”，“貴公司x月x日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。(在稱呼下面另起一行，前空兩格!)

　　3、正文　

　　正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。 (在啟詞下面另起一行空兩格。)

　　4、酬應過渡

　　正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。 (過渡一下更符合禮儀規范)

　　5、祝頌詞　

　　書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

　　6、簽署　

　　書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“xx部主任張金水”、“xx公司經理王富成”或者　“xx公司辦公室秘書李倩”、“xx部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機制成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。 (通常中文信函寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。

　　7、日期　

　　日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。(寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)　

　　范文1：

xx市興達貿易有限公司：

　　貴公司20xx年xx月xx日函收悉。函中所訴20xx年xx月xx日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。

　　經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。

　　對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。

　　希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關系。

　　xx家具有限公司

　　20xx年xx月xx日

　　范文2：

xxx先生：

　　我公司對貴廠生產的綠茶感興趣，需訂購君山毛尖茶。品質：一級。規格：每包100克。望責廠能就下列條件報價：

　　1、單價。

　　2、交貨日期。

　　3、結算方式。

　　如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

　　希速見復。