中文商務信函寫作格式

2024-07-23 信函

　　信函指以套封形式按照名址遞送給特定個人或單位的緘封的信息載體。以下是小編精心整理的中文商務信函寫作格式，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　格式1：

　　1、稱呼

　　稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定，一般都用“敬語+稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。(頂格寫，后面加冒號。)

　　2、啟詞

　　啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”;思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等;贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等;承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為xx事”，“貴公司x月x日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。(在稱呼下面另起一行，前空兩格!)

　　3、正文

　　正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。(在啟詞下面另起一行空兩格。)

　　4、酬應過渡

　　正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。

　　5、祝頌詞

　　書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

　　6、簽署

　　書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“xx部主任張金水”、“xx公司經理王富成”或者“xx公司辦公室秘書李倩”、“xx部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機制成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。(通常中文信函寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。

　　7、日期日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。(寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)

　　格式2：

　　（一）信封

　　商務信函的信封一般包括以下幾方面內容。·收信地址：國內信封收信人地址寫在信封的左上方。依次詳細寫明省（直轄市、自治區）、市（地區、盟、州）、縣（城區、旗）、鎮、街道（小區）、門牌號碼；詳細寫明機關、企業、事業單位的全稱；詳細寫明業務部門名稱。

　　收信人姓名：國內信封收信人姓名一般寫在信封的中間位置，字稍大。姓名后空二至三字接寫稱呼，如“xx先生”、“xx女士”等，后面接寫“收”、“啟”、“鑒”等字，也可不寫。

　　寄信人地址及姓名：國內信封寄信人地址及姓名寫在信封右下方，字跡應小于收信人的地址及姓名，以示禮節。

　　（二）信文

　　信文又稱信瓤、信箋，用來記載經貿業務的具體事宜，是商務信函的核心部分。

　　（三）附件

　　商務信函通常都會帶有附件，附件獨立于信文。在某些情況下，附件的重要性甚至超過信文。