公司內部郵件格式

2024-03-08 好文

　　（一）電郵件主題

　　★與公司內部同事溝通的郵件格式為：部門—發件人姓名—事件—日期

　　例如：企劃部—焦瓊瓊—工作計劃—14.9.16

　　★與其他公司工作上的溝通郵件格式為：公司名稱—事件—日期

　　例如：北京筑基企業管理咨詢有限公司—旭亞威合同

　　—14.9.16

　　（二）郵件內容

　　郵件正文由以下幾個部分組成：稱呼、正文、結束語、附件、署名。

　　1、稱呼

　　稱呼是寫信人對收件人的稱呼用語。第一行頂格書寫，使用姓氏職位為稱呼，稱呼后用逗號間隔敬語。

　　例如：徐總，您好：；

　　如果為群發收件人可直接稱呼為Dear all

　　注：在進行郵件回復時，若未將發件人加入通訊錄通常會出現對方郵箱名作為郵件的稱呼，為避免此情況可先將收件人地址添加至通訊錄并標注，也利于今后的溝通與聯系。

　　2、正文

　　位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。每段文字第一行的第一個文字向右縮兩個漢字，每段第二行從左面頂格寫起。

　　正文內容以列表的形式概述工作匯報的內容，默認文字格式。每項內容后換行空兩格的書寫。

　　★對于工作匯報類郵件

　　首先、表明工作是否完成，已完成的簡單描述完成情況。

　　其次、未完成的描述執行進度，未執行的描述為何未執行，需要特定人配合執行的需使用紅色字體加粗等重點標注的形式書寫。

　　★對于數據匯報類郵件

　　首先、簡述數據的內容并輔以簡要的分析。

　　其次、針對數據異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點標注的形式書寫。

　　3、結束語

　　結束語在正文之后，空一行另起一段書寫，以表尊重。

　　4、附件

　　信件如果有附件，可在郵件內容書寫完畢后空一行注明，以注字加冒號起"附件一、附件二......"依序列出附件內容，并在文字底下加橫線，以引起收信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內容。附件文件名的格式統一為：

　　日期—姓名—附件內容

　　5、署名

　　郵件的結尾空一行頂格標注發件姓名，換行頂格再標注發件日期。

　　注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內容的，也應根據附件內容簡述匯報的內容，對于需要特定人員配合執行或數據異常的文字描述采用加粗標紅的格式。

　　（三）郵件地址欄

　　★收件人：郵件的接收人，并對該郵件做回復、指示。

　　★抄送：將郵件同時發送給收件人以外的人，用戶所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回（郵件）可不回（郵件）。

　　注：正確理解并填寫收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責。

　　（四）郵件統一格式

　　★字體：除特殊標注需著重注意的文字內容外（可加粗、字體顏色彩紅色），郵件內容字體統一為：宋體9號字（不同郵箱工具對字體大小的定義不同，應用常規正文字體大小均可），顏色為黑色。

　　★開頭語和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。

　　★回復時收件人只填發郵件的人，其他均為抄送。

　　★附件文件名的格式統一為：日期—姓名—附件內容

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