加強企業基建檔案管理初探論文

2021-06-29 論文

　　摘要：本文通過對基建檔案管理工作現狀分析，結合基建檔案工作實際，提出基建檔案管理的具體措施和辦法，主要是加強領導，建立檔案組織。建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規則。加強對有關人員的培訓。把依法治檔工作落到實處。

　　關鍵詞：檔案管理；企業；基建

　　基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，是建設過程的真實反映和記錄。一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等好多部門。基建檔案具有成套性、現實性、專業性等要求。因此，在現實工作中基建檔案管理有很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。

　　一、加強領導，建立檔案組織

　　抓好基建檔案工作，首先要提高認識，從思想上重視基建檔案管理工作。分管領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作實現規范化、標準化。建立一套有機聯系的相互統一的檔案管理網絡系統。企業內部要協調各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；企業外部要抓住每一個環節的檔案收集，積極與設計、施工、監理等參建單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統。建立檔案管理組織，不僅僅是是管理職能，而且是一項必須做好的基礎性工作。因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作列入工程條款，以法律形式約定下來。作為檔案人員應列出需歸檔資料名目，要求檔案管理人員自立項開始，就積極介入，深入現場。

　　二、建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規則

　　建章立制，用制度來管理基建檔案工作。按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據基建檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基建工程的.規劃、設計檔案、基建施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。基建檔案有了制度、規章、標準，就更好操作了。

　　資料要齊全，內容要完整。應該特別重視資料的收集工作，按照檔案管理規范要求，堅持工程項目建檔工作與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務文件、監理文件等的分類工作，齊抓共管，能進一步做好基建竣工歸檔工作。

　　管理要及時，立卷要規范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統，就要保證基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收等各個環節同步進行，做到工程進度到哪，檔案管理工作就跟蹤到哪。立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，組卷做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

　　三、加強對有關人員的培訓

　　一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與基建負責人員工作不協調、缺乏基建方面專職人才、施工企業一般比較重視工程質量和進度等現狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作列入工程條款，將基建檔案工作以法律形式進行約定。自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規及辦法，要求做到統一的要求、標準與格式，嚴把檔案質量關，要求做到技監與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側重點。二是要組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識。

　　四、把依法治檔工作落到實處

　　缺乏有力的檔案執法機制是一個比較突出的問題。在基建檔案未形成時，存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領導手中的現象，應根據實際情況，把檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。

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