所謂房產檔案數字化管理，就是充分采用計算機技術、數據庫技術以及多媒體技術等，對所有房產檔案資源進行數字化轉化，以電子文檔的形式儲存于計算機設備中，所有的管理工作都通過計算機進行，能夠實現檔案數據的網絡化連接，數字化管理為房產檔案統一化、標準化管理提供了一個良好的平臺，也促進了資源共享，有效提升了檔案管理的質量和效率。
一、房產檔案數字化管理的原則
在落實檔案管理數字化的過程中，必須要全面堅持檔案數字化管理的原則，具體分析如下：
1.全程管理原則。所謂全程管理原則，就是將數字化檔案管理工作看作一個整體，從這個整體的管理需求出發，建立管理體系，制定管理措施，將檔案信息收集、保存、歸檔、銷毀等各個環節都施行數字化，運用統籌管理的方法，每個管理環節都不可松懈，各個環節之間要做好無縫銜接，進而實現整個管理工作效率與質量的最大化。
2.真實完整原則。檔案管理的基礎就是確保檔案數據的真實可靠，在落實數字化管理的過程中，必須要堅持真實完整原則，數字化檔案的內容、結構都不能與原有檔案出現差異，建立、使用之后也要保持檔案信息與原始狀態相同，并且要針對檔案使用者的姓名、使用檔案的時間等信息進行登記。檔案使用者必須要具備相應的權限，否則不可使用這些檔案資料。
3.使用方便原則。數字化管理模式的構建，最終目的就是為了能夠提升管理的效率與質量，為人們提供更加便利的工作環境和信息使用環境，因此方便性原則是必不可少的。數字檔案經過儲存、傳輸、加密等處理之后，必須要確保信息數據的可識別性，否則這些信息就無法被有效讀出，不能充分發揮其作用。要確保具備相關權限的使用者能夠及時、準確地獲取相應的信息，并可以在同一時間閱讀同一份電子檔案。
4.安全性原則。由于數字化管理依托于計算機技術以及互聯網技術，而互聯網技術本身存在很多不安全因素，房產檔案作為非常重要的信息資源，一旦損壞或者丟失，有可能會帶來無法挽回的損失，因此必須要堅實檔案管理的安全性原則，這是開展一切數字化管理的前提。為了確保檔案數據的安全，必須要構建完善的安全防護體系，采用更加有效的保密措施，才能夠使系統硬件或者軟件都能夠免于自然災害以及人為的迫壞，減少檔案數據丟失或者破損的可能性。
二、加強房產檔案數字化管理的對策
在分析了執行數字化管理的原則之后，下面針對具體的數字化管理措施進行分析：
1.提高數字化管理的認識，建立完整規范的檔案資料。構建數字化檔案管理的目的，是為了可以最大限度的利用檔案信息，并為社會發展更好的服務，如果檔案管理缺乏真實性與完整性，那么數字化管理也不存在任何意義。從目前我國大部分城市的房地產管理情況來看，通常房產管理部門都是計算機系統進行登記并發證，同時使用局域網以及數據庫技術對各項信息進行管理。但是能夠全面落實房產檔案數字化管理的城市并不多，這主要是由于人們對于數字化管理認識不完善，缺乏完整、規范的管理制度，因此必須要強化數字化管理的規范性，提升管理部門以及管理者對數字化管理的認識，保證資料要真實、完整，針對各種資料數據進行檢查，確保這些資料沒有問題才能夠進行轉化電子檔案，為數字化管理做好準備。
2.制定房產檔案館數字化建設發展規劃，并分階段有步驟地實施。在實現檔案管理數字化的過程中，檔案管理部門必須要充分考慮到各部門的建設發展，每一年的數據都在增加，因此要采取分層設計的方式，對現階段的庫存檔案進行合理分析，并且充分發揮檔案的使用紀律，將所有的'檔案進行分類和管理，使缺少數字化的檔案庫存能夠以最短的時間發揮效力。制定階段性管理制度，并且有步驟，有計劃的進行落實，確保每個時期的數字化檔案管理都可以落實到位。
3.進一步完善房產權屬檔案數字化標準。數字化管理中標準化管理是不可忽視的方面，由于檔案管理數字化屬于新型事物，因此國內缺乏完善的制度與標準，為了能夠為數字化管理創造更加有力的環境，奠定更加有力的基礎，國家檔案局要針對電子檔案的建立與管理出臺完善的標準、規范制度，規范和指導各地的房產檔案現代化管理工作，最終建立起一個標準的房產檔案數字化利用平臺。
4.規范數字化檔案開放范圍和使用權限。數字化檔案的查詢與檢索是非常重要的環節，因此在構建數字化管理模式的過程中，必須要設置相應的訪問權限，確保防衛的安全性，公眾可以在公共網上對各種信息進行查詢和使用，同時對內部人員開發相應的檔案查看權限，在單位內部局域網中可以隨時查詢、使用和分享。
三、結束語
房產檔案管理信息化，是房產事業發展到一定階段的結果，是實現檔案管理現代化的趨勢，因此地產檔案管理部門以及工作人員必須要認識到信息化檔案管理的重要性，必須要積極強化信息化建設，制定更加完善的信息化制度，為檔案管理信息化的普及提供更加便利的平臺和條件。
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