為了防止因管理不善造成單據(jù)混亂而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，考核出貨單在整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中各相關(guān)人員的工作業(yè)績(jī)，確保本規(guī)定的有效實(shí)施，特制定此規(guī)定。本規(guī)定中的出貨單僅指紙質(zhì)出貨單。分別是第一白聯(lián)存根，第二紅聯(lián)客戶，第三黃聯(lián)財(cái)務(wù)，第四藍(lán)聯(lián)倉(cāng)庫(kù)。
1、相關(guān)人員應(yīng)把出貨單視作發(fā)票和收據(jù)來(lái)進(jìn)行管理。
2、事業(yè)部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制本事業(yè)部已從廣州領(lǐng)的出貨單據(jù)的流轉(zhuǎn)過(guò)程，并妥善保存已用完和未用的出貨單，如有遺失應(yīng)及時(shí)上報(bào)并上報(bào)丟失情況說(shuō)明，事業(yè)部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人還負(fù)責(zé)將每次的十本出貨單報(bào)事業(yè)群財(cái)務(wù)備案。事業(yè)部空白出貨單只剩余三本時(shí)即要向廣州申請(qǐng)領(lǐng)用。存根聯(lián)要整本裝訂，倉(cāng)庫(kù)聯(lián)也要整本裝訂。
3、事業(yè)部倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)安排人員根據(jù)訂單配貨裝車并指定人員認(rèn)真填寫每本出貨單，按聯(lián)次要求把該聯(lián)送給不同的需求者。空白出貨單只能用于出貨，要妥善保管，不能被人用作它用。填單人員按照出貨單的序列號(hào)順序開(kāi)具，不得空號(hào)、跳號(hào)，不得套寫，不得大頭小尾，不得隨意篡改各聯(lián)次，填寫錯(cuò)誤的四聯(lián)應(yīng)聯(lián)合訂在一起，并分別在出貨單的四聯(lián)加蓋“作廢”章。存根聯(lián)留底，它是作為發(fā)生問(wèn)題溯源的依據(jù)，不允許撕走。整本出貨單按序編號(hào)存查。
4、事業(yè)群財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)所有事業(yè)部出貨單的備案工作，并嚴(yán)格按規(guī)定的本數(shù)（10本）批準(zhǔn)發(fā)出空白出貨單。
事業(yè)群財(cái)務(wù)經(jīng)理在檢查出貨單時(shí)如發(fā)現(xiàn)違反本規(guī)定的將嚴(yán)格按
懲處辦法執(zhí)行。
1、相關(guān)負(fù)責(zé)人未按公司規(guī)定控制執(zhí)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門評(píng)定分析，確屬失職或有意的根據(jù)性質(zhì)分別予以200-1000元罰款，如缺少一聯(lián)或少一本將予以200-500元的罰款并降職或調(diào)崗處分，情節(jié)特別嚴(yán)重者，將按《公司法》追究其責(zé)任。
2、在工作過(guò)程中，如玩忽職守，粗心大意，不按上述規(guī)定填寫，編號(hào)不正確、漏編、少編或多編，根據(jù)失職程度，每次給予10-50元的罰款。
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