公司會議管理規定

2024-09-03 規定

　　1. 目的: 為規范會議管理，提高會議質量,特制定此辦法；

　　2. 適用范圍:公司全體成員；

　　3. 會議原則：樹立簡明、高效之會風。

　　3.1布置工作講標準（工作事項責任人完成時間進度檢查）；

　　3.2檢查工作問過程(完成過程匯報總結與檢討)；

　　3.3匯報工作講結果(總結與結論評價與調整)；

　　3.4請示工作講方案(存在問題點與建議)；

　　3.5回憶工作講感受(成績與借鑒檢討).

　　4.參會原則：

　　4.１專題會議內容所涉及的部門，至少有一名負責人到會；

　　4.２資源性問題會議及對公司重要政策的調整必須有總監及以上人員參會；

　　4.３對公司的政策性宣導會議需公司中層以上干部參與；

　　4.４會議采取簽到制；

　　4.５總裁可視會議重要性決定是否例席，如需總裁出席會議，需提前與總裁秘書約定。

　　5.職責：

　　5.1主持人：會前資料準備與會議召集；會中對會議效果的推進與會議進程控制；會后資料發放范圍確定與共享，并對落實事務予以跟蹤，直至關閉；對會務負領導責任；

　　5.2組織與會務：受主持人領導，負責會議前、中、后期的協助工作；具體負責會議準備（會場、人員）、簽到整理并對參會情況予以通報、會議紀要整理與發放等；

　　5.3參會人員：會前準備；會中積極參與；會后就會議精神向下

　　作宣導，對落實事項向下作布署；

　　5.4稽核與跟進：檢查各項會議執行情況；對會議決議與精神的貫徹予以稽核；對會中布置任務的完成與問題的關閉進行檢查與稽核；并對稽核結果及時予以通報。

　　6. 分類:會議按層級與范圍分公司、部門兩級，兩級會議按性質再細分為例會、專題會、緊急會議，部門不設專題會。

　　6.1例會：

　　6.1.1定義：有固定的召開頻率，內容涉及公司經營、管理、服務領域；

　　6.1.2公司與部門的例會統一交由目錄管理員(總裁辦秘書)列入公司《例會名錄》進行管理。《例會名錄》的不定期調整由總裁辦組織商榷并及時公布；

　　6.1.3已列入《例會名錄》部門例會，部門對其調整與取締擁有建議權，以聯絡單方式說明理由，由總裁辦核準后，由目錄管理員統一調整后公布；部門新增的例會,請知會目錄管理員統一調整后及時公布；會務主持人員按《例會名錄》要求如期召集會議.

　　6.1.4《例會名錄》的定期調整由總裁辦每年年未組織一次,并依評估結論作調整,次年年初由總裁辦公布當年《例會名錄》，并對上年度各部的執行作情況匯報。

　　6.1.5《例會名錄》常設信息點有:會議名稱、召開頻率與時間、會議內容(主題、議程)、主持人、與會人員、會務等。

　　6.1.6公司、部門的例會會議紀要或決議必須抄送總裁辦備案。

　　7.專題會：凡因解決公司經營、管理、服務等領域的重要問題或事務，需涉及二個以上部門間（不含的二個）溝通與協調，可由提案人向總裁辦秘書申請，由總裁辦確認后統一安排與組織。

　　8.會議要求:

　　8.1前期準備：

　　8.1.1除緊急會議外，其它會議至少提前二個工作日由會務將相關資料及開會通知發至各與會人員，以便會前做好思考與信息收集;

　　8.1.2通知內容：應將會議名稱、主持人、具體時間(開起與結束)、地點、與會人員、會議主題與議程(例會名錄中已作記錄的不再要求，專題會議此信息必不可少)詳細告知與會人員。

　　8.1.3會務應于開會前十分鐘準備好會場及開會時的演示資料；各參會人員進入會議室前應準備好相關資料（并攜帶，避免中途準備資料而干擾會議）。

　　8.2紀律要求：

　　8.2.1會議原則上不允許請假,如有特殊情況（緊急任務或銷假中）須提前報請會議主持人批準,并授權其職務代理人參加會議，否則視同缺席；

　　8.2.2與會人員按時參加會議，不得遲到、早退或缺席，否則分別處以20元/次（遲到、早退）和30元/次（缺席）罰款；

　　8.2.3會議中，與會人員手機應調至震動；如因接聽電話干擾會議，經主持人提出拒不改正的，罰款３0元/次。

　　8.2.4會議中，嚴禁大聲喧嘩,統一聽從會議主持人安排,發言

　　不得偏離議題或帶有人身攻擊；經主持人指出拒不改正的，處50元/次罰款。

　　8.2.5會議結束后，由會務處理會議場所的整理，并且關閉設施與空調、燈，否則對會務人員處20元/次；

　　8.2.6會議相關人員（主持人、組織者、與會人員、記錄員、會議中落實的工作事務負責人）應按本規定履行職責，否則視為怠于履行工作，視情節輕重處50-200元罰款。代理人怠職責任由授權人承擔；未傳答造成的怠職責任由傳答人承擔。

　　8.2.7會議主持人、稽核與跟蹤員、部門負責人對違紀人員可在此規定范圍內行使處罰權提報權，經綜合管理部復核后作通報，并在當月工資核算中予以引用。

　　8.3會議組織要求:

　　8.3.1會議主題、議程、持續時間由會議主持人統一控制,與

　　會人員應圍繞主題按發言和參與討論，嚴防偏離主題。

　　8.3.2會議原則上按既定的時間召開，如遇特殊情況，經會議

　　主持人決定，由會務提前10分鐘將推遲信息及調整后具體的召開時間（或取消信息）通知與會人員。例會不得取消，如延期，需將延期召開理由以聯絡單方式報備總裁辦，以此作為對執行會議的考核依據。

　　8.3.3會議講究高效：

　　8.3.3.1避免懸而不決：屬與會人員權責內事務，應當場解決，以會議結果（會議紀要或會議決議）的共享來關閉問題點；權責內無法決策的（如資源問題、權限問題），主持人也應在會議中明確解決思路，并依此落實推進責任人，并擬制完成時間、安排任務的追蹤與稽核人，以確保會中的布置事項在會后得到落實。

　　8.3.3.2避免決而不行：與會人員于會后一個工作日內應將會議精神傳達或上報至部門相關人員（主持人對此有特別要求的，依主持人要求），會議主持人應指導會務人員（記錄員）于會議結束后２個工作日內將會議決議或會議紀要發至與會人員和相關部門。如涉及工作布置的會議，會后相關人員應按會議中確定的進度如期完成，不事先提出困難并獲得會議主持人同意（同時知會稽核、跟進人）、又不如期完成的，視為怠于完成工作。

　　8.3.3.3承前啟后、循序見進：例會中有涉及工作任務分配的，議程中必須設置“上次會議布置事項進度匯報”環節；例會中涉及工作計劃的，議程中必須設置“上期計劃的達成情況匯報”環節。

　　9.會議文化（六問）：

　　9.1我們今天的行動準備好了嗎?

　　9.2會議內容事前檢討過了嗎?

　　9.3要發言的意見都準備好了嗎?

　　9.4為了使討論活躍你準備好了嗎?

　　9.5起點開始,正點結束了嗎?

　　9.6會議結果滿意嗎？

　　9.7會議結果共享了嗎?