催款函是一種催交款項(xiàng)的文書，是交款單位或個(gè)人在超過規(guī)定期限，未按時(shí)交付款項(xiàng)時(shí)使用的通知書。那么發(fā)送催款函需要注意哪些事項(xiàng)?下面就隨小編一起了解了解吧。
發(fā)送催款函需要注意哪些事項(xiàng)
催款函是一種催交款項(xiàng)的文書，是交款單位或個(gè)人在超過規(guī)定期限，未按時(shí)交付款項(xiàng)時(shí)使用的通知書。催款方在制作中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
一、催款函應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1、欠款方名稱
2、欠款事項(xiàng)
3、欠款時(shí)間
4、欠款原因
5、欠款金額
6、發(fā)票編號
7、催款方的銀行賬號
8、最后付款期限
二、催款函催款方的信息要明確方便欠款方還款，包括以下：
1、催款方的聯(lián)系人
2、聯(lián)系電話
3、聯(lián)系地址
三、催款函催款的語氣，根據(jù)催款性質(zhì)不同，注意如下：
1、通知催款函欠款方并告知付款時(shí)間將要到或已經(jīng)到，讓對方企業(yè)準(zhǔn)時(shí)付款。此時(shí)是通知性質(zhì)，催促語氣不宜強(qiáng)烈。
2、催款函欠款方未按時(shí)付款或已長時(shí)間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴(yán)重警告的意思，催促語氣比前者強(qiáng)烈，催款的內(nèi)容、時(shí)間更為明確。
出于保持催款單位與欠款方的友好合作關(guān)系，催款函可以分階段發(fā)出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最后通牒”。
四、催款函尾部寫明催款方的處理意見
在催款函尾部可以增加欠款方經(jīng)催款函提醒仍不付款，催款方可根據(jù)相關(guān)規(guī)定(如合同約定、銀行規(guī)定)加收罰金，或是通過法律途徑解決付款事宜。
綜上，發(fā)送催款函的目的是向欠款方催收款項(xiàng)，在書寫過程中，催收方必須對催款函上的各項(xiàng)內(nèi)容給予明確，尤其是欠款時(shí)間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最后付款期限等，方便欠款方還款，從而最大限度的保障催款方的合法利益。
催款函的形式
①便函式：以信函的形式寫作。
②表格式：人們在長期實(shí)踐基礎(chǔ)上約定俗成的固定表格，使用時(shí)直接填寫即可。
催款函的作用
①查詢：催款函可以及時(shí)了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應(yīng)的對策和措施，協(xié)調(diào)雙方的關(guān)系。
②催收：債權(quán)方為了加速資金流動(dòng)以及合理周轉(zhuǎn)，擴(kuò)大再生產(chǎn)，會(huì)對債務(wù)有意或無意拖欠付款的行為采取催款措施。通過催款可以及時(shí)追回拖欠款，盡可能避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。
③憑證：如果由于拖欠付款給債權(quán)方造成了實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當(dāng)催款單位在想有關(guān)方面提出追查對方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任時(shí)，催款函可以作為一種有力的憑證。
催款函的結(jié)構(gòu)
催款函的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內(nèi)容、處理意見、落款等五部分組成。
(1)標(biāo)題和編號
如果催收的是緊急的款項(xiàng)，可在標(biāo)題前寫上“緊急”二字。標(biāo)題一般要注明編號，以便于查詢和聯(lián)系，并且一旦發(fā)生了經(jīng)濟(jì)糾紛而走上法庭時(shí)，它也是一份有力的憑證。也有的不編號
(2)催款和欠款單位的名稱和賬號
催款函要清楚、準(zhǔn)確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時(shí)，要寫明催款單位的地址、電話及經(jīng)辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。
(3)催收內(nèi)容
這是催款函的主體部分，應(yīng)清楚、準(zhǔn)確、簡明地寫出雙方發(fā)生往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時(shí)地交款。
(4)處理意見
催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個(gè)方面予以說明：
①要求欠款戶說明拖欠的原因。
②重新確定一個(gè)付款的期限，希望對方按時(shí)如數(shù)交付欠款。
③再次逾期不歸還欠款將采取的罰金或其他措施。
(5)落款
寫明催款單位的全稱，并加蓋公章，然后注明發(fā)文日期。
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