1. 準(zhǔn)確
準(zhǔn)確，就是要正確地、恰當(dāng)無(wú)誤地表達(dá)出所要表達(dá)的內(nèi)容，用詞用語(yǔ)含義清楚，概念恰當(dāng)明確，不產(chǎn)生歧義，不引起誤會(huì)，無(wú)溢美之詞，無(wú)隱惡之嫌。
要做到語(yǔ)言準(zhǔn)確，必須要把握詞語(yǔ)的分寸感和合適度。特別是要區(qū)分同義詞、近義詞在適用范圍、詞義輕重、搭配功能、語(yǔ)體雅俗、詞性差別等方面的細(xì)微差別。
要做到語(yǔ)言準(zhǔn)確，還要注意語(yǔ)意鮮明，不能模棱兩可，含糊其辭，以免產(chǎn)生歧義，延誤工作。如“大致尚可”、“有關(guān)部門”、“條件許可時(shí)”、“事出有因，查無(wú)實(shí)據(jù)”等表達(dá)含糊的詞應(yīng)謹(jǐn)慎使用。
2. 簡(jiǎn)明
簡(jiǎn)明，指文字的簡(jiǎn)潔、明白，用較少的文字清楚表達(dá)較多、較豐富的內(nèi)容，要“有話則長(zhǎng)，無(wú)話則短”。要做到簡(jiǎn)明，首先要精簡(jiǎn)文意，壓縮篇幅，突出主干，把無(wú)關(guān)或關(guān)系不大的內(nèi)容刪去。其次要反復(fù)錘煉，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語(yǔ)，適當(dāng)使用縮略語(yǔ)，如“五講四美”等。第三，要推敲詞語(yǔ)，錘煉句子，一句話就能說(shuō)明白的決不用兩句話，一個(gè)詞能概括清楚的決不用兩個(gè)詞。恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用成語(yǔ)、文言詞語(yǔ)等，也有助于語(yǔ)言的簡(jiǎn)明。第四，要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句。應(yīng)該指出的是，“簡(jiǎn)”要得當(dāng)，不能茍簡(jiǎn)，要以不妨礙內(nèi)容的表達(dá)為前提，絕不能為簡(jiǎn)而生造詞語(yǔ)、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或產(chǎn)生歧義，引起誤解。
3. 平實(shí)
應(yīng)用文是為解決實(shí)際問(wèn)題而寫的，它的語(yǔ)言重在實(shí)用。一個(gè)字、一句話，往往至關(guān)重要。為了便于讀者理解，應(yīng)用文語(yǔ)言應(yīng)力求平實(shí)。行文時(shí)多用平直的敘述，恰當(dāng)?shù)淖h論，簡(jiǎn)潔明了的說(shuō)明。比如公文，它具有行政約束力和法定的權(quán)威性，因此，用語(yǔ)必須樸素、切實(shí)，不能浮華失實(shí)，不能亂用形容詞或俚俗口語(yǔ)。
應(yīng)用文寫作要求用語(yǔ)平實(shí)，但平實(shí)不等于平淡。我國(guó)歷史上保留下來(lái)的許多文章既是應(yīng)用文，同時(shí)又是文學(xué)佳作。
4. 得體
應(yīng)用文實(shí)用性強(qiáng)，講究得體，一方面要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，保持該文體的語(yǔ)言特色。如公文宜莊重，調(diào)查報(bào)告須平實(shí)，學(xué)術(shù)論文應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，社交文書需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語(yǔ)言，使用說(shuō)明書則需具體實(shí)在，商業(yè)交際文書要委婉，合同書則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身份，閱讀的對(duì)象，約稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環(huán)境的和諧一致，恰如其分。比如需要登報(bào)或張貼的，語(yǔ)言要通俗易懂，需要宣讀或廣播的，語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)明流暢、便于朗讀;書信的寫作，要根據(jù)遠(yuǎn)近親疏、尊卑長(zhǎng)幼的關(guān)系使用相應(yīng)的語(yǔ)言;公文的寫作要根據(jù)不同文種和行文關(guān)系而使用相應(yīng)的語(yǔ)言，否則就不得體。總而言之，作者應(yīng)有針對(duì)性地運(yùn)用得體的語(yǔ)言取得最佳的表達(dá)效果。
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