打電話，已成為我們日常生活和商務交流中最普遍的方式之一。作為一名管理者，你的大部分信息交流和業務都是通過電話來實現的。
語言運用的技巧也是節省金錢和時間的有效途徑。掌握打電話的技巧能夠有效地防止你進行沒有必要的交談。
1、養成隨時記錄的習慣——在你的辦公桌上，應時時放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。
2、報出本人的姓名和單位名稱——說：“你好！我是某某公司的某某某。請問某先生在嗎？”如果是秘書接的，等本人來接時，還需再報一次姓名和單位。為使對方能聽清楚，說話節奏應比交談時稍慢些。
即使是經常通話的人，也不可省去自報姓名這一道手續。不應想當然地認為對方定能聽出自己的聲音，以致對方在接電話時還得分神猜想是誰打來的電話。
報名字時也不可只說“我是小李”，因為天下姓李的不知有多少。所以在自報家門時應報出全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以使對方加深對你的印象。
3、確定對方是否具有合適的通話時間——當你給他人打電話時，他們也許正忙于自己的某一事情。你應當表明自己尊重他們的時間，并給他們足夠的時間作適當的調整。你可以在開始講話時向對方問一下：
“您現在接電話方便嗎？”
“您現在忙嗎？”
“您現在有時間同我談話嗎？”
“這個時候給您打電話合適嗎？”
“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”等等
如果你想定期和對方進行這種討論，應征詢對方定在哪一天、哪一個鐘點更為方便。這樣做，既是為了使對方能定下來心來與你從容討論，同時也是個風度問題。在 別人正忙時去電話打擾是不禮貌的行為。
在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時間。應實事求是，既不可多報，也不能少說。明確需占用一刻鐘，切不可只說：“可以占用你幾分鐘時間嗎？”應該說：“王總，我想和你談談分配方案的事宜，大概需要一刻鐘。現在就談你方不方便？”
有時你可能只是為了和對方約定一個對雙方都方便的時間再去電話，但如果對方說“現在不行”，則不宜再推遲。
如果不得不在對方不方便的時候去打攪，應當先表示歉意并說明原因
4.表明自己打電話的目的——當你接通電話時，立即向對方講明自己打電話的目的，然后迅速轉入所談事情的正題。職業專家們認為，商場上的機智就在于你能否在30秒內引起他人的注意。最有效率的經理幾乎從來不花費一分鐘以上的時間因為任何事情進行討論.
5、避免與旁人交談——當你打電話時，如果你中途與身邊的其他人說話，這是極不禮貌、也不合適的行為。如果你萬一這時有一件更加重要的事情需要處理，你應該向對方道歉，并講明理由，然后以最短的時間處理完這些事情，不要讓他人久等。如果你考慮到對方等候的時間可能會很長，你可以向對方道歉，然后過一會兒再打過去。但在你打電話時，最好要避免這種情
6、道歉應該簡潔——有時，你不在的'時候會有人給你打電話，并且要求他人記下電話轉告你。當你回這些電話的時候，不要在一些繁文縟節上浪費時間。
例如：“我盡早給您回電話”，或“我昨天想給您回電話”，或“接到您的信我就立即給您回電話，但是您一整天都不在。”所有這些只是過去的事情，只能耽誤你目前生意的時間，過多地解釋也是毫無意義的
7、不要占用對方過多時間——當你主動給別人打電話時，盡可能避免占用對方時間過長。如果你要求對方查找一些資料或說出某個問題的答案，就可能占用電話時間過長。因為大多數情況下，對方不一定馬上就能替你找到資料 ，或者立即給你作出一個肯定的答案，你必須給予對方一定的時間。如果你給他人打電話時間過長，對方可能十分反感。因為也許他正等著處理某一事情，他內心期望你立即放一電話。因此，當你考慮到對方可能要一段時間才能給你答復時，你可以先掛上電話，要求對方回電告知你，或者你過一會兒再打過去，這樣就不會過長時間地占用他人的電話線，以影響他人的正常業務。
8、如果想留言請對方回電，切記要留下自己的電話號碼，這是最基本的禮儀——即使對方是熟人，雙方經常通話，這樣做，也至少能使對方不必分神再去查電話號碼簿。同時別忘了告訴對方回電話的最佳時間。在你有可能外出時，記住這一點尤為重要。如果對方是在外地，則最好說明自己將于何時再掛電話，請其等候，切不可讓對方花錢打長途來找你。
9、妥善組織通話內容——通話前，最好事先把有關資料（如報告文本）寄去或電傳過去，使對方能有所準備。通話時，雙方可對照資料交談，以便節省時間。采購人員可事先先去“意向函”，扼要說明基本建議，讓對方加以考慮，甚至標明有疑問的地方，以便討論時作參考。
通話時，要把本方意見分為若干個部分，每部分之間稍作停頓，使對方能及時作出反應。不要長篇大論，到頭來卻發現原來對方已經另有想法，白費工夫。
通話前應寫出發言要點，不可臨時想想，致使說話缺乏邏輯性。開始時應扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最后稍加歸納，解決問題。
通話前要把所有資料都準備好，不要臨時東翻西找亂抓一氣。對提綱上所列要點應講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏.
10、用心聽——在電話中交談時常有聽不清的時候，所以應特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，動動桌上的東西，心不在焉。這種習慣很不好，容易影響通話的效果。最好邊談邊作筆記。
11、注意 自己的語言——措辭及語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對方時要加頭銜。如：“博士”、“經理”等。有的婦女喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可用“親愛的”、“寶貝”之類輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名，即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。
說“你”字開頭的話時應慎重。像“你忘了”、“你必須”、“你忽略了”之類的話，即使語調再平和，在電話中聽去也使人有被質問的感覺。提意見時不妨用發問的形式，比如：“您能不能在星期四把那份材料送來？”或“那份報表您搞定了嗎？”等。或者用“我”字來開頭也可以，說：“我星期四需要地份報告。”
聽話時，最好插用一些短語以鼓勵對方。如“嗯，嗯”、“我明白”、“我理解”或“好，好”等。
對對方的要求作出反應或對方提出要求時，態度應積極而有禮貌，比如：“我會注意那件事的”或“請別忘了……”等等。
12、適時結束通話——通話時間過長意味著濫用對方的善意。你以為對方聽得津津有味，也許他正抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點掛下話筒。愛在電話里夸夸其談的人，最好在桌上放一臺鬧鐘，以便控制通話時間，及時提醒自己：“該結束了。”
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