前臺文員的工作職責說明書

前臺文員的工作職責說明書1

　　1、技術部文員受本部經理直接領導，負責部內日常內務工作。

　　2、努力完成本部經理交辦的各項事務，對公司的通知、文件要做到及時上傳下達。

　　3、負責有關資料、文件的收發和分類歸檔，準確無誤地填制各種報表和表格。

　　4、說話和氣、熱情、禮貌接待內外來訪人員。

　　5、傳達經理有關工作安排，并將落實情況及時匯報。

　　6、參加會議，并做好會議記錄、整理工作。

　　7、每月協助設備管理員把各系統的設備計劃檢修情況、中修以上維修項目有關內容填入本部的設備檔案。

　　8、完成經理交辦的'其它任務。

　　跟單文員主要是接觸產品的訂單，不斷地跟進訂單的信息，管理訂單的信息。以下是跟單文員工作的要求：

　　1、全面準備并了解訂單資料（客戶制單、生產工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間制作工藝細節是否統一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業務部，以便及時確認。

　　2、務必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細并明確、一致！（最好要有文字證明）

　　3、事先盡可能多地了解各加工廠的生產、經營狀況并對工廠的優/劣勢進行充分評估，做到知根知底。

　　4、跟單員言行、態度均代表本公司，因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業務過程中不能隨意越權表態，有問題及時請示公司決定。

　　5、預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題為目的，預先充分防范、工作中重復發掘、及時處理問題并總結經驗，對以后的`工作方式和細則進一步完善方為根本之道。

　　6、訂單跟單員與訂單負責人（操作員）要保持密切的聯系，出于雙方的利益著想，雙與對方溝通，將問題降到最低限度。

　　1、接聽、轉接電話；對來訪人員做好前臺接待工作。

　　2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3、負責總經理辦公室的清潔衛生。

　　4、做好會議紀要。

　　5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6、負責傳真件的收發工作。

　　7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8、做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9、按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

　　10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

　　11、每月環保報表的郵寄及社保的打表。

　　12、管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的`管理，嚴格借檔手續。

　　13、社會保險的投保、申領。

　　14、統計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　15、管理辦公各種財產，合理使用并提高財產的使用效率，提倡節儉。

　　16、接受行政主管分配的臨時工作。

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