作業文件管理制度

2022-11-14 制度

　　在當下社會，制度起到的作用越來越大，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編收集整理的作業文件管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　物業公司作業指導書--文件、資料管理制度

　　1目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協議;

　　f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規:4

　　e)行業標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　x-x.x-xx

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和

　　檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的'文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。