公司郵箱使用細則

2024-03-11 好文

　　為了規范公司發送郵件的格式統一、文件名命名標準化，進一步健全和完善內部管理體系，使公司的各項管理更加科學化，制度執行更加規范化，特修訂本規定。

　　一、電子郵箱地址：

　　統一使用公司開通的企業郵箱，企業郵箱域名為：（即為郵箱后綴），郵箱用戶名為個人姓的全拼名的首字母組合。單個名字的為姓名的全拼（若有不清楚個人公司郵箱的請參考公司通訊錄或咨詢公司前臺）。

　　例：（周凱郵箱）

　　（姜言言郵箱）

　　二、電子郵箱管理及使用方法：

　　1、郵箱管理：行政部前臺工作人員負責開通和管理員工個人電子郵箱，并對新進員工或不會使用企業郵箱的員工進行初步培訓。

　　2、開通：企業郵箱開通后，使用者可登錄郵箱網絡地址頁面，輸入個人用戶名與個人密碼登錄郵箱，并在第一時間更改初始密碼，以保郵件的安全性。郵件客戶端管理：公司統一使用FOXMAIL郵件客戶端對郵件進行管理，同時使用統一個人簽名。個人簽名使用如下：打開FOXMAIL→點擊工具按鈕→進入賬號管理→點擊簽名→編輯姓名→編輯內容：（電話、傳真、手機、郵箱、公司網址、地址、公司logo標志）→在新郵件、新郵件/轉發中點擊新簽名→點擊確定保存。

　　3、郵件檢查：公司全員上班之后第一件事為打開企業郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設置"郵件到達短信提醒功能"，以便及時處理公務。

　　4、郵件撰寫

　　（1）稱呼。可以稱呼對方姓名及身份，注意如果發給多人的話，有時還要注意

　　一個順序問題。

　　（2）確保無錯別字，表述準確，盡量避免有歧義的詞語。表述有條理。需要談多件事情時，用1、2、3、等標識。合理使用大寫，加粗等功能，以突出重點。使用結束語。如：有任何問題請隨時聯系我；或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮。

　　5、郵件發送

　　收件人：

　　是你希望直接看到這封郵件或給出回應的聯系人。

　　抄送：

　　一般是事件相關聯系人。

　　密件抄送：

　　如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那么密送的兩個人就知道你還同時抄送了另5人，但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時，密送的2個人之間也看不到對方的信息。