打電話時雖然相互看不見，但說話聲音的大小，對待對方的態度，使用語言的簡潔程度等看不見的風度表現，都通過電話傳給了對方。電話雖然是機械的，但使用它的，第一件事就是用聲調表達出你的誠懇和熱情，聲音悅耳，音量適中，這是每一位打電話的人都應遵守的最簡單、最起碼的禮貌。
那么在使用電話時，還應注意哪些事項呢？
1、打電話的人應注意的事項打電話的時間必須留意。
往對方家里打電話，應避開早晨8點鐘以前，晚上10點鐘以后。往單位打電話談公事，最好避開臨下班前10分鐘。尤其是需要查詢后，方可回復的電話，處理各種業務問題的電話，最好在早晨上班的時候打，此時人們頭腦最清楚，辦事效率最高。
打電話時要先通報自己的單位或姓名。開口就打聽自己需要了解的事情，咄咄逼人的態度是令人反感的。
禮貌地詢問對方是否方便之后，再開始交談。比如，“您好！我是××公司，我想占用您5分鐘時間，提兩個問題，可以嗎？”
假如要找的人不在，對方又問是否有什么話需轉告時，你千萬不要一聲“沒有”就掛斷，一般做法是留下姓名和電話號碼，如果真沒事可轉告，也應客氣地道謝。
電話內容應言簡意賅，切忌長時間占用電話聊天。辦公室的電話用于辦公，最好不在上班時間內打私人電話。
由于某種原因，電話中斷了，要由打電話的人重新撥打。
打完電話掛掉時要輕，賭氣地把話筒一扔，是沒有禮貌的做法。一般應由年長者或接電話的一方先掛電話。
2、接電話人需注意的事項
電話鈴一響，就應馬上去接，不要采取怠慢態度。接電話首先報出單位名稱或部門。接電話找人是常有的事，你不要一聲“不在”不容分說就把電話掛上了，也不能過分追問對方情況，例如，你找他有什么事，你是他什么人。這都是非常失禮的表現。你應說：“請稍等！”如果沒有看見對方找的人，要立即告之：“對不起，本人不在，需要我轉告什么嗎？”但詢問對方姓名后再說“本人不在”這樣很容易引起對方的誤解。
接電話時，嘴里正吃著東西，要盡快把東西吞下去再接，免得對方聽不清楚并有失禮之嫌。
撥錯號碼是常有的事，接到撥錯號碼的電話，你不能一聲“錯了”，然后重重地掛上電話，要語氣溫和地告訴對方：“你打錯了，這是××單位。”當你自己撥錯電話后，應向對方道一聲歉。
別人打電話找你，你應該盡可能地親自去接，就是手里有很忙的事，也要把它放下，讓家人或他人去代接是不禮貌的。電話可以傳遞信息，可以增加工作效率，如果不學會和遵守使用電話的常識，那將會適得其反。
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