總經理秘書主要工作

2023-12-19 好文

　　1、做好每天晨會記錄，并對晨會內容進行跟蹤，將未解決事項上報總經理。

　　2、協助辦公室主任做好總經理日程表。

　　3、每天早上應該將當天的有關活動內容以及主要工作通報給總經理。

　　4、審閱各部門上報文件、財務單據，無誤后交總經理審批。

　　5、按照總經理要求，起草本企業綜合性的業務報告、總結、計劃、決議等公文函件。

　　6、協助辦公室主任組織安排總經理辦公會議和行政會議，做好會議記錄，并檢查各項決議、決定的貫徹執行情況，及時了解和反饋信息。

　　7、匯總各類報表，做好企業大事記和目標落實記錄。

　　8、負責有關業務資料的收集、積累、分析，了解市場和企業經營管理狀況以及趨向，為領導當好參謀。

　　9、協作總經理做好日常接待，來信來訪，投訴等事宜，負責審核對外發文和對內行文。

　　10、及時承辦個部門遞交領導批閱的請示、報告等，并按批示的意見，及時處理。

　　11、為總經理管理好常用的各種文件和資料。

　　12、努力完成總經理交辦的各項任務。

　　秘書工作的特點

　　秘書工作的性質與任務，決定了秘書工作具有下列特點：

　　1.從屬性

　　從屬性是現代秘書工作最根本的屬性和特點。

　　第一，秘書工作不能脫離領導而獨立存在，秘書工作總是圍繞領導工作而開展的，領導工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里;

　　第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權范圍自作主張、自行其是;

　　第三，秘書人員雖然也常常參與領導班子的某些會議，與領導者共同研究各種有關問題，但秘書人員在會上只有發言權，而無表決權。

　　2.被動性

　　秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。

　　秘書工作的被動性主要表現為：

　　第一，秘書工作是為滿足領導工作活動的需要而產生和展開的，是受領導活動的制約和支配的。

　　第二，秘書部門需要處理的許多日常事務工作(如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內、外賓，以及處理某些突發事件等)，往往預先估計不到，只能隨機應變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么事或者領導叫辦什么事就去辦理什么事。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。

　　3.事務性

　　秘書工作絕大多數都是具體的事務工作，如收發文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務性的特點。

　　4.綜合性

　　由于秘書機構是綜合性辦事機構，秘書工作也就具有明顯的綜合性。具體表現在以下三方面：

　　第一，秘書工作的內容紛繁復雜，且涉及到本機關的全部工作。

　　第二，秘書部門處于機關的樞紐地位，擔負著溝通上下、聯系左右之責

　　第三，秘書人員在辦文、辦會和向領導反映情況以及處理日常事務性工作時，必須對各方面情況進行綜合，才能有效地為領導者提供幫助和服務。

　　總經理秘書職位說明書

　　1、職務名稱：總經理秘書

　　2、直接上級：總經理辦公室主任

　　3、本職工作：協助總經理辦公室主任和總經理處理行政事務、董事會的秘書性工作。

　　4、直接責任：

　　(1)按要求時間

　　要活動情況，做好總經理的工作日程安排。

　　(7)負責企業大事記的登錄與歸檔。

　　(8)及時向直接上級匯報本崗位工作的真實情況和有關數據。

　　(9)定期向直接上級述職。

　　(10)完成直接上級交辦的其它工作。

　　5、主要權力：

　　(1)對各種文件、講話、資料有保密權。

　　(2)行使總經理交辦事宜所賦予的權力。

　　6、任職資格：

　　(1)必備知識

　　①具有經濟、管理或文秘類專業本科以上學歷，并有較強的自學能力。

　　②取得經濟類初級以上專業技術任職資格。

　　③熟悉公司法、合同法、檔案法、稅收、工商管理等法律、法規知識，熟悉公司經營策略、經營計劃、各部門職責分工及各部門的經營目標。

　　(2)技能要求

　　①能全面領會工作指令和工作要求。

　　②能撰寫工作計劃、總結、報告、指示

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