全總卷寫作指南

2023-12-18 好文

　　1主題內(nèi)容與適用范圍

　　1.1全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料組成的專門案卷。

　　1.2本規(guī)范規(guī)定了全宗卷的編制原則、主要內(nèi)容和整理、管理方法。

　　1.3本規(guī)范適用于各級各類檔案館和各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱檔案室）。

　　2引用標(biāo)準(zhǔn)

　　DA/T1-92檔案工作基本術(shù)語

　　GB9705-88文書檔案案卷格式

　　3全宗卷編制原則

　　3.1檔案館（室）對其所管的每個(gè)全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷。

　　3.2全宗卷的各種文件材料，包括憑據(jù)、清冊、報(bào)表應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。

　　3.3宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固有的特點(diǎn)，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。

　　4全宗卷的主要內(nèi)容

　　4.1檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。

　　4.2檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。

　　4.3檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定分析報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。

　　4.4檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。

　　4.5檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計(jì)表等。

　　4.6檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。

　　4.7檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。

　　5全宗卷的整理

　　5.1全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行整理組卷，數(shù)量多的可設(shè)分卷。

　　5.2整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對于有重要遺缺或無保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。

　　5.3卷內(nèi)文件材料按問題――時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序?yàn)椋喝谥改希ㄈ诮榻B）、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。

　　5.4卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。其

　　封面、封底尺寸長×寬為260mm×185mm，封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、文件題名、時(shí)間、責(zé)任者（見圖1）。（圖略）

　　5.5卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220mm，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm的規(guī)格（見圖2）（圖略）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分別著錄全宗號、全宗名稱和編制日期（見圖3）。（圖略）

　　6全宗卷的管理

　　6.1檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內(nèi)文件材料過多時(shí)，可分裝數(shù)盒，形成若干分卷，并在全宗號后加橫短和分卷序號，如：50-1、50-2。卷內(nèi)文件材料封面的全宗號也應(yīng)與之相一致。

　　6.2館藏全宗采取分若干個(gè)部類（如按政權(quán)性質(zhì)等）管理的，可按部門分別排序，編制全宗卷目錄，相對集中保管。

　　6.3檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個(gè)全宗排列的卷首。

　　6.4全宗向檔案館或向有關(guān)單位移交時(shí)，其全宗卷亦隨同移交。