商務談判的準備：談判前的準備。
收集信息、提供資料、參與擬訂談判計劃和設計談判方案。在談判前盡可能充分了解己方尤其是對方的實力，目標意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準備工作。古語云：“知己知彼，百戰不殆”。只有做好充分準備，我們才能胸有成竹地獨自或陪同上司坐在談判桌前，與對方就共同感興趣的事情討價還價。
因此，收集談判雙方的信息資料，整理后提供給上司是秘書的主要工作，尤其是對方的真實情況，譬如，對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經營范圍以及企業現狀，對這些基本情況事先應予審核或取得旁證。如果對方是外商，這時信息資料最好由我國駐外商業機構和可靠的外國商社或外國朋友提供，也可由外商提供，不過要判斷其是否可靠。
還有談判對方負責人的個人情況，如年齡、學歷、資歷、個性、愛好、風俗習慣、價值觀念等。
商務談判的成敗，談判者地位的強弱，往往取決于其中一方對信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進程。通過這些了解和分析，對雙方在談判中所處的地位，各自最大的需求和讓步的范圍、幅度、談判的時限等等有一個清醒的認識。這樣，在談判中就能做到審時度勢、進退自如。
商務談判的準備：擬定談判方案。
企業秘書要協助上司擬定談判方案，并做預演，以保證談判有條不紊地進行。
一是確定談判班子。
選擇適當的成員組成談判班子，是談判能否成功的關鍵。談判班子一般以三四人為宜，上司領軍，他既是導演又是主演。其他助手包括秘書則是配角，以各自的專業經驗協助上司談判。
二是確定談判時間。
談判于何時舉行、何時結束，很有講究，有時候甚至會影響談判的過程和結果。談判必須等候合適時機，否則難以達到預期目標。除此之外，要避免在上司或其他重要談判成員身體不適、過度疲勞、精神心情不佳時安排談判。
另外還要尊重對方，在征求對方意見的基礎上，選擇雙方都認可的時間舉行談判。
三是確定談判地點。
一般來說，選擇談判地點，以自己越熟悉的環境越好，因為每個人都天生具有領域感，在自己所熟悉的環境里，能得心應手地發揮自己的睿智與口才，而且容易說服對方。
談判環境不僅是指談判的地點，而且還包括談判時的氣氛和情緒。談判環境的優劣會對談判產生嚴重影響。在舒適明亮、色彩悅目的房間里，人們容易心平氣和、思維清晰，便于傾聽和理解對方的意愿和要求，作出恰當的反應。反之，人就會煩躁不安，思維呆滯，情緒惡劣。
四是確定談判主題。
五是確定談判事項日程表。
設計方案時，要對對方可能提出的方案作預測，并提出自己應對的方案。只有這樣，對手提出方案時，才能應付自如。談判方案應盡量切實可行，并且留有現場發揮和見機行事或者必要調整的空間。
所有成員都應諳熟談判方案，爭取達到最理想的效果。還要絕對保守談判方案的秘密，否則將會造成談判的失敗。
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