一、背景
當代學生管理具有種類繁多、信息量大、變更周期快等特點，原有的人工方式管理具有缺陷，如效率低、保密差、成本大等，再加上文件存儲復雜，檢索、維護、更新都非常煩瑣，對于學生管理人員來說是一個不可忽視的災難。信息技術的發展促進了學生信息管理的技術更新，數據庫的運用加強了學生管理的現代化與科學化。數據庫系統具有查找方便快捷、存儲量大時長、保密性好、成本低廉等諸多優勢，為當代學生管理提供了科學、有效的解決方案。再則，廣大教師隊伍也在不斷地更新換代，新時代的教師使用多媒體上課、評判網絡試卷。在教育行業技術不斷更新的背景下，學校管理也在不斷與時俱進。學生數量急劇膨脹，傳統信息管理喪失了實用性，數據的爆炸急需新的技術。人們從數據庫中找到了出路，解放了紙質數據的收集和管理，不僅從經濟層面上節約了很多成本，從人力和工作量上來講，還促進了工作效率的提升。最后是數據庫技術的迅猛發展。數據庫是當下管理軟件中必備的內容，因而使用量極大，其技術開發也越來越先進，操作難度越來越低，這很大程度上消除了使用者的疑慮，減少了數據庫使用培訓的時間，使其在人員管理和數據管理領域之中優勢盡顯。
二、具體的運用
1.數據庫的建立
每個學校都有自身的校情，不同學校的學生特點不同、數量及相關數據都有差異。所以，要設立一個和學校相符合的數據庫，才能有效利用其優勢，發揮管理效能。根據關系數據庫范式規范理論，學校要創建一個有用的數據庫，首先結合學校需要的數據，再思考創建相應的模塊，把所有模塊組合關聯好，形成有效的學生管理系統。最重點的一點是系統模塊一定要符合學校管理的需要，如下圖。
2.主要功能模塊設計
學生管理主要包含基本信息、學籍信息、課程信息。所有的學生數據都要包含在這三個系統模塊之中，整個系統功能包括相關信息的錄入、維護、調取、存儲。
（1）基本信息，包含學生基本信息的添加、查詢、修改、刪除功能；內容主要是學生所在的學院、姓名、學號、年級等。
（2）學籍信息，包含學生學籍信息的添加、查詢、修改、刪除功能。內容是學生的學號、姓名、性別、民族、出生日期、籍貫、入學時間、畢業時間、政治面貌、所屬學院、學科專業、家庭地址、學位證書號、畢業證書號碼、畢業去向等。
（3）課程信息，包含學生學籍信息的添加、查詢、修改、刪除功能；課程信息的內容是各學科成績、各學期課表、學分匯總等。
3.數據的錄入
（1）將在校學生的各項信息整理并輸入數據庫，注意數據輸入的準確性。
（2）創建窗口操作，方便學生輸入和瀏覽數據。
（3）設置統一的數據規則，便于內容篩選，有利于數據的輸出。
（4）合理利用組合框表，如專業創建時給予預先輸入好的專業列表，性別、學歷等都可預先設置，增加準確度和節約時間。
4.建立查詢功能和統計輸出功能
數據庫建立查詢機制，滿足對信息分類查詢的需求，如需要查詢“專業”為教育技術的學生信息，利用查詢視圖設置查詢表，再利用查詢向導，選取需要的內容，在視圖“專業”欄目中把條件設為“教育技術”，所有的教育技術專業的在校學生都會出現。統計輸出主要是為了向上級部門報告學生情況所需的各項數據，人工處理數據十分麻煩，容易出錯，利用要素交叉查詢統計可以滿足工作需要。以查詢教育技術專業的女生為例，只要在查詢的界面設置新的交叉查詢，用專業為行標題，用性別為列標題，很快就可以生成一個統計表，教育技術專業有多少女生一目了然。這個方法可以舉一反三，廣泛應用。
5.數據庫的`保護
為了保護學生的信息數據，防止學生權益受到傷害，加強學校管理，設置數據庫賬號、密碼，設置相關功能的權限。以上是一個簡單的學生數據庫運用案例，不要看它簡單，這對于學校管理和學生工作來說具有重要意義。現代社會，沒有一個好的數據管理系統，學校的學生工作將會很難開展，學生對自身相關信息的了解、獲取也十分不易。要建立一個完善的數據庫體系，學校相關工作部門需要投入人力、物力、財力，但相對于傳統人工信息管理來說，數據庫是十分廉價的。
三、Access數據庫
1.來源
Access數據庫全稱是MicrosoftOfficeAccess，是微軟公司研發的一個數據庫，結合圖形用戶界面和軟件開發工具，是當下最流行的數據應用，無論是在小公司還是大企業，Access都受到廣泛青睞。
2.用途
Access的常用用途主要體現在兩個方面：一是數據分析方面，Access具有強大的數據處理、統計、分析能力，當使用查詢功能時，可以簡單地進行匯總、加權、平均等相關統計工作，還可以簡易靈活地設置所需要的檢索、統計條件，可以讓使用者在數以萬計的信息中尋找到最符合要求的信息數據，速度快、內容全，這是傳統的Excel表格難以媲美的地方。只要會使用Access，工作效率和工作能力都會在不會使用者之上。二是開發軟件方面。最常見的是生產管理、銷售管理、庫存管理等各類企業管理軟件，很大程度上節約了企業或者機構的人員培訓成本，同時也能有效規范人員管理，完善企業或機構的管理理念。相對于VB、C語言等數據庫，Access正如其中文譯文一樣，容易讓人接受、學會、運用。
3.特點
首先，Access數據庫系統具有很強的開放性，這基于微軟設計這款系統時的初衷，希望能有更多的人可以輕松使用數據庫管理，能夠參與對系統的完善和改進。其次是功能強大，Access的報表創建功能能處理一切可以鏈接的數據來源，擁有完善的解決方案。再次是簡單、易學，這不僅是為使用者節約時間，更是為了數據庫能夠在更廣闊的領域發揮其作用。最后是廉價性。電子數據庫容量龐大，處理能力強，相對于傳統數據存儲，它能更為長久地保存信息。總的來說，Access數據庫是具有經濟優勢。
4.功能
Access數據庫系統默認4個功能區，分別是“開始”“創建”“外部數據”“數據庫工具”。“開始”包含視圖、剪貼板、字體、格式文本、記錄、排序和篩選、查找、中文簡繁轉換；“創建”包含表、窗體、報表、其他、特殊符號；“外部數據”包含導入、導出、收集數據、SharePoint列表；“數據庫工具”功能區包括宏、顯示/隱藏、分析、移動數據、數據庫工具。除此之外，一些功能默認為隱藏，沒有顯示。只有進行特定操作時，所需要的相關功能才會顯示出來，如執行創建表操作時，頁面會自動打開“數據表”功能區。
四、總結
信息技術對教育事業發展的影響巨大，特別是教學管理軟件的廣泛使用，不僅規范了教育管理體系，還促進了教育行業發展。數據庫作為學校管理中重要的手段，非常重要的階段是數據庫需求分析。例如，在學生成績管理系統中充分調查應用領域。成績管理是學校教學工作的重要組成部分，針對這個需求，數據庫應注重學生成績管理模塊的建立完善。
參考文獻：
[1]李燕，王靜，趙仲麟.高校學生管理工作的信息化建設[J].農業網絡信息，2013
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