事業單位人事檔案管理水平提升建議論文

2021-06-18 論文

　　【摘要】提升事業單位人事檔案管理水平是目前人事單位管理部門很重要的工作,目前人事檔案管理出現了很多問題:人事檔案管理資料不齊全;人事檔案管理資料不及時更新;人事檔案管理人員不專業等等。面對這些問題，本文會提出一些提升事業單位人事檔案管理水平的建議。

　　【關鍵詞】人事檔案管理；提升工作水平；建議

　　事業單位相關部門繁多，人員資料復雜，這對人事檔案的管理增加了難度。檔案用來詳細記述相關人員的基本信息、社會經歷、品德表現等資料。很多相關部門會根據人事檔案作為選拔、培養、使用人員的依據。

　　一、事業單位人事檔案管理存在的問題

　　隨著社會經濟的發展，事業單位人事檔案管理制度也在進步一部完善。人事檔案管理都是對人事檔案進行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細心和耐心。這些工作能夠對用人單位的使用起到積極作用，推動人力資源工作的進程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，我們必須先發現目前事業單位人事檔案管理存在的問題，然后想出對策對癥下藥。

　　1、基礎設施不完善

　　現在人事檔案由兩種形式存在，一種是一直以來很傳統的紙質版人事資料，另一種是隨著多媒體出現的電子檔案。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯系和交流，使得規模化、通用化的管理軟件起不到很好的作用。為了完善相應的電子錄用檔案的基本配備設施也是不齊全的，如計算機、掃描儀、以及網絡等硬件設備等，基礎儀器不夠，造成人事檔案信息化滯后，限制了事業單位人事檔案管理的信息化發展。

　　2、管理標準忽視對教師的管理

　　沒有規范化、統一化的管理標準是目前事業單位人事檔案管理信息化建設的重要問題所在。如果做一件事情是沒有標準來作為目標和依據，那么事業單位人事檔案管理的工作就可能質量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據部門自身問題和特點出發進行管理，跟其它部門都是互不干涉，每一個部門的管理標準都是不一樣的，因此，就無法形成統一規范的管理標準，也就不可能實現檔案數據的共享。

　　3、人事檔案利用水平較低

　　人事檔案的.管理工作主要是為人事部門人事工作提供相關的材料，這些工作能夠對用人單位的使用起到積極作用，推動人力資源工作的進程。在之前的檔案管理中檔案的內容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案本來就是為各級部門服務的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關資料的重要來源，但是現在的問題是人事檔案利用率低下，使人事檔案成為一個擺設，人事檔案服務使用意識差，認識不到其重要性。

　　4、管理的方式相對落后

　　現代社會已經全面進入到一個信息化快速發展的時代，檔案管理的方式也是需要隨著社會發展而發展。目前很多的事業單位人事檔案管理錄用工作還是手工、半手工操作，雖然也利用計算機將紙質版變成電子檔案，但是也只是保留人事人員的在基本信息，缺乏系統的管理與操作，對于提高人事檔案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能很好適應事業單位人事檔案數字化的要求。

　　二、事業單位人事檔案管理改進的對策

　　隨著社會經濟的發展，事業單位人事檔案管理制度也需要進行改革。人事檔案管理都是對人事檔案進行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細心和耐心。這些工作能夠對用人單位的使用起到積極作用，推動人力資源工作的進程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，提出以下對策。

　　1、建立健全人事檔案信息化的管理機制

　　1.1完善基礎設備設施

　　基礎設備完善是做好人事檔案管理工作的前提，根據工作的實際情況處理好人事檔案管理工作的信息化需要，建立健全人事檔案管理信息化工作制度與機制。人事檔案管理中電子檔案必須能夠使各級地方部門都能夠實現共享。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯系和交流，使得規模化、通用化的管理軟件起不到很好的作用。因此，為了解決這個問題，應當完善相應的電子錄用檔案的基本配備設施，使基本設施配備齊全，如計算機、掃描儀、以及網絡等硬件設備等，基礎儀器充足，就不會造成人事檔案信息化滯后，限制事業單位人事檔案管理的信息化發展。

　　1.2標準化、規范化的管理機制

　　規范化、統一化的管理標準是目前事業單位人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。如果做一件事情是沒有標準來作為目標和依據，那么事業單位人事檔案管理的工作就可能質量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業單位檔案管理的問題，要結合目前實際的問題進行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據部門自身問題和特點出發進行管理，跟其它部門都是也要進行適當的溝通和交流，形成統一規范的管理標準，實現檔案數據的共享。

　　2、重視人事檔案利用

　　在目前的人事檔案管理中，檔案管理中檔案的內容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案就是為各級部門服務的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關資料的重要來源，所以我們提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為人民服務的工具，人事檔案服務使用意識要提高，認識到其重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案中人員的基本履歷、職稱、工資等都是可以開放的，加大對人事檔案的開放程度，提高人事檔案的利用效率，這都可以使人事檔案發揮自己的作用，也有利于提高管理人員對人事檔案的保管和重視的思想意識，從而發揮人事檔案的最大價值。

　　3、加強人事檔案信息化管理的安全性

　　檔案管理的一個重要關鍵是確保事檔案的保密性和安全性。因此，加強人事檔案管理的安全性是很有必要的，建立人事檔案信息化管理的制度法規和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。建立人事檔案數據備份和恢復機制，規范借閱機制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從人員上保證安全。加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術培訓，增強信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數字檔案和紙質檔案要在物理上分開存儲，數字檔案的存儲和檔案的使用也盡量在物理上分開。

　　4、建立人事檔案管理信息化的人才機制

　　任何事業的發展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業的發展。如果不重視人事檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機制，必須從上而下的對檔案人事部門的各級工作人員進行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認識人事檔案工作的特點、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。事業單位不但要建立健全規章制度，配備專業的人員設備，而且要把人事檔案管理作為重要的基礎性工作。同時，針對檔案管理人員隊伍新人多、兼職多的現狀，力求實用，找準開展工作的切入點，使人事檔案管理工作效率得到提高，完善人事檔案管理的步驟。

　　5、完善管理機制，靈活處理人事檔案

　　處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業單位檔案管理的問題，要結合目前實際的問題進行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。事業單位的管理者和人力資源部門必須管好、用好檔案材料，不要讓檔案成為擺設，要利用好人事檔案，發揮人事檔案在識人用人中的基礎作用，善于利用檔案材料推進事業單位人力資源的開發和利用。靈活的處理人事檔案，對人事檔案的內容也可以靈活的進行開放和查閱。

　　三、結論

　　人事檔案管理是事業單位挑選人才的重要依據。制度改革必須順應時代潮流，堅持科學發展觀，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于事業單位的重要意義和作用，在工作中努力解決問題、提高工作效率，為事業單位的快速發展做出貢獻。

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