論文：公文流轉系統(tǒng)的研究

2022-09-24 論文

　　摘要 公文流轉系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的核心，在介紹公文流轉系統(tǒng)中工作流的基礎上，對目前國內外公文流轉用到的相關技術進行了總結，最后對公文流轉的發(fā)展方向進行了展望。

　　關鍵詞 公文流轉；辦公自動化；工作流

　　1 前言

　　隨著信息技術在我國的普及，各類信息化技術手段在政府企業(yè)中不斷得到應用，極大地提高了政府企業(yè)的辦公效率，對行政辦公模式的變革產生了深遠的影響。日常公文處理在政府機關或者企業(yè)的工作中是一項繁雜而重要的工作，在工作中，往往會因為個人文書管理不當，產生文件遺失，過時未批，或者出差在外，無法及時批閱等情況。傳統(tǒng)的數據文件是一份份厚重的文件檔案及紙制文件，要查詢一份歷史數據就要到文件的歸檔部門，再去查詢歸檔的年份，找到歸檔的檔案，即耗時又煩瑣。因此，需要開發(fā)公文流轉系統(tǒng)，讓人員從長期繁雜的辦公事務中解放出來，提高工作效率，降低行政成本，實現辦公自動化。

　　辦公自動化(OA)是20世紀70年代興起的基于數據庫技術、網絡技術、軟件工程技術發(fā)展起來的一門技術科學。目前，OA已經從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢檢索等的單機應用軟件逐漸發(fā)展成為現代化的網絡辦公系統(tǒng)[1]。

　　公文流轉是OA的核心，也是實現無紙辦公的重要標志。政府和企事業(yè)單位正在積極采用辦公自動化系統(tǒng)提高辦公效率。公文流轉子系統(tǒng)作為所有OA的公共構件，它利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的處理，對目前傳統(tǒng)公文處理而言，很大程度上提高了公文處理效率和準確性[2]。

　　本文將從多個方面全面論述目前公文流轉的相關技術和國內外研究現狀，分析公文流轉的優(yōu)缺點。論文首先介紹公文流轉的發(fā)展趨勢，然后開始介紹公文流轉的一些概念和需要用到的相關技術，以及目前國內外的研究現狀，最后對未來公文流轉的研究提出自己的觀點。

　　2 公文流轉的發(fā)展趨勢

　　事實上，現在的辦公已經不再是簡單的文檔處理，不再是單純的行政事務了。現代辦公的任務是提高整個企業(yè)的運作效率，進而提高企業(yè)的核心競爭力。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題。因此將來的辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實現的基礎技術是知識管理。

　　同樣現在以及未來的公文流轉系統(tǒng)，也需要在現有的辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展基礎上得以進一步的發(fā)展。綜觀現在國內外的公文流轉系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)中的公文流轉，能夠輕易的發(fā)現未來的公文流轉系統(tǒng)朝著以下幾方面發(fā)展：

　　（1）集成。現代企業(yè)和許多政府除了擁有公文流轉系統(tǒng)之外，還有許多其他的管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協(xié)調起來。就前端來說，經常需要進行退出一個系統(tǒng)然后再進入另一個系統(tǒng)，并且發(fā)現數據常常不一致，可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)和政府絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統(tǒng)，但很少集成。也有少數企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產生之中。因此，現在或者未來所需的公文流轉系統(tǒng)是需要一個能夠集多種功能于一體的系統(tǒng)。

　　（2）完全基于Web。從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護成本考慮，Web界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的Web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML，JAVA等才能在一個界面下容納，否則的話，技術難度就會導致集成不可能實現。

　　（3）流程優(yōu)化。對于流程，熟悉公文流轉系統(tǒng)的人就會想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優(yōu)化該流程，如果基于原有的思維模式和知識領域，就無法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想對目前的業(yè)務流程進行重組。

　　（4）基于知識。進入知識經濟時代，人人都是知識工作者，要求公文流轉系統(tǒng)必須具有知識內涵，或者說是基于知識。

　　3 公文流轉中的工作流3.1 工作流的基本概念

　　根據工作流管理聯(lián)盟（WFMC）的定義，工作流是一類能完全或部分自動執(zhí)行的經營過程，且能根據一系列的過程規(guī)格、文檔、信息或任務在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞和執(zhí)行[3]。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業(yè)務活動或任務。

　　3.2 公文流轉中工作流的特點

　　與一般意義上的工作流不同，公文流轉系統(tǒng)中的工作流有自己的特點和特殊要求。公文流轉就是辦公文件從擬稿到歸檔并在各部門之間逐級審批的流轉過程。

　　根據參考文獻[4]，公文流轉的模式一般可歸納為以下四種：直流模式，分流模式，合流模式和回流模式。

　　直流模式是最簡單的流轉模式，表示文檔在人員之間一對一的傳送，通常用于申請審批類流程，如一份公文信息單經部門經理批示后直接交給下一個經辦人處理。

　　分流模式表示企業(yè)中人員之間一對多的傳送，比如一些通知。

　　合流模式表示企業(yè)中人員之間的多對一的送達，如總經理分發(fā)給多個下一級部門經辦人的信息單經不同的經辦人員處理完成后匯總給總經理進行查看批示。

　　回流模式表示公文流轉過程中可能會出現的退回、重做等情況，從而在流程中形成回路，這種情況也十分常見。

　　這些基本的流進行組合可形成更復雜的流。此外，通過對以上公文流轉模式的研究，可以整合和確立各個操作節(jié)點之間的關系。4 國內外相關技術

　　目前，國內外開發(fā)公文流轉的技術多種多樣，下面我們主要介紹Lotus Notes、ASP、Visual Studio、JAVA等主要的技術手段以及它們具有的不同特點和在不同的領域發(fā)揮的不同優(yōu)勢。

　　1) 基于Lotus Notes的公文流轉系統(tǒng)

　　Lotus Notes被視為最成熟的公文流轉平臺，由于其本身具有強大的工作流(workflow)設計能力，與公文流轉復雜的工作流相適應，

　　因而成為大型公文流轉系統(tǒng)開發(fā)的首選技術手段。利用Lotus Notes既可以實現B/S模式的公文流轉系統(tǒng)，也可以使之適應C/S的應用模式，其完善的文檔數據庫和權限管理系統(tǒng)為公文流轉的順利實現提供了強有力的保障。但Lotus Notes的靈活性較差，外在表現形式單一，開發(fā)成本較高。

　　2) 基于Exchange Server的公文流轉系統(tǒng)

　　Exchange Server與Lotus Notes有相似之處，都具有強大的工作流設置能力，在早期的辦公自動化系統(tǒng)中，Exchange Server 被廣泛使用，在客戶端使用OutLook等電子郵件系統(tǒng)進行操作，但是在使用上不直觀，靈活性差，同時基于Exchange Server的二次開發(fā)難度也較大，系統(tǒng)之間的兼容性和擴展性差，目前在市場上單純地基于Exchange Server的公文流轉系統(tǒng)比較少見[5]。

　　３) 基于Windows .Net框架的公文流轉系統(tǒng)

　　Windows .Net框架具有很強的靈活性和擴展性，能夠與操作系統(tǒng)平臺進行良好的結合，與各類應用程序可進行數據傳遞，其系統(tǒng)同時可用語B/S和C/S兩種模式，在外在表現形式上十分靈活，開發(fā)難度和成本低，能夠方便的使用各類中間件。

　　Windows .Net框架下的開發(fā)工具很多，主要有VB、VC、ASP等，作為一種通用的開發(fā)手段，Windows .Net框架的應用范圍很廣，但它的專業(yè)性不強，在開發(fā)公文流轉系統(tǒng)時需要進行復雜的重定義工作，同時在規(guī)模大的應用過程中穩(wěn)定性一般。目前廣泛使用的基于瀏覽器，使用ASP開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)一般具有簡單的公文流轉功能，從技術手段上分可將其劃為本類。

　　４) 基于JAVA的公文流轉系統(tǒng)

　　Java具有很強的數據處理功能和穩(wěn)定性，在大規(guī)模數據處理和安全性方面占優(yōu)勢，適合開發(fā)瀏覽器形式的應用系統(tǒng)，J2EE的開發(fā)模式適合工作流性質的軟件開發(fā)，有比較強的靈活性，在開發(fā)模式上與ASP相似。目前市場上還沒有完全基于Java的公文流轉系統(tǒng)，由其實現的公文流轉功能主要表現在一些有Java開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)中。目前使用的Struts框架及MVC模式，結合JSP開發(fā)出來的公文流轉系統(tǒng)在市場上具有很強的挑戰(zhàn)性。

　　5 結論與展望

　　目前公文流轉研究已經初步處于成熟階段，不過其理論和方法還有待于進一步完善。基于目前公文流轉的現狀，以下方面的研究將得到更多的關注：

　　（1）系統(tǒng)的集成性，換句話說，就是現在或者未來我們所需要的是一個能夠集多種功能于一體公文流轉系統(tǒng)。

　　（2）完全基于網絡，也是能夠開發(fā)出完全基于B/S的公文流轉系統(tǒng)，這樣才能有利于系統(tǒng)的維護和系統(tǒng)集成的實現。

　　（3）對公文流轉流程的合理優(yōu)化。我們必須要基于現代的流程管理思想對目前的業(yè)務流程進行重組、優(yōu)化，這樣才能提高公文流轉的效率。

　　參考文獻

　　[1] 沙海燕，崔浩.辦公自動化系統(tǒng)中工作管理系統(tǒng)模型[C].OA’99全國學術會議論文集，1999.11

　　[2] 謝波，姜賢塔，陳根才.公文流轉中復雜工作流程的通用設計[J]計算機工程與應用，2000，(11)：94 95

　　[3] WFM-TC-1003，The workflow referce model[S].1995.

　　[4] 陳江東.辦公自動化系統(tǒng)的系統(tǒng)分析[J].計算機系統(tǒng)應用，1998，(10)：12-14

　　[5] 蘇新宇，吳鵬，朱曉峰. 電子政務技術[M]. 國防工業(yè)出版社，2003.1：12-15 頁