一、設備竣工文件存在的主要問題
1.質量問題：主要包括文件的規范性、有效性、完整性、正確性，如文件編碼有誤，缺少公章，文件不清晰、裝訂不規范、缺頁，竣工資料中人員簽字不完善，資料內容不完整、不真實等等一系列問題；
2.時間問題：不能夠按時提交，不能夠隨設備一起提交，影響工程現場開箱驗收、安裝、調試使用；
3.整改問題：主要是竣工文件的整改流程過長，涉及工程建設各方審查，接口多，審查、驗收環節冗長繁復且無統一驗收標準、規范，致使竣工資料整改反復，整改遙遙無期，影響工程建設使用，浪費資源。
二、設備竣工文件問題原因分析
造成設備竣工文件失控的主要原因有以下幾點：
1.設備竣工文件管理標準不統一、不規范，工程設備竣工文件涉及的管理方有建設單位、總承包單位、供應商、分包商，每一管理方有各自的管理規范、程序，卻不盡相同、一致；
2.建設單位、總承包單位竣工文件檔案意識淡薄，在工程建設過程中存在重建設，輕檔案的現象；
3.建設單位/總包單位在與供應商簽訂設備供貨合同時對竣工資料的整編責任、內容、深度規定不明確，不具體，不細化；
4.管理機制不健全，沒有專門針對竣工文件編制、移交歸檔的規章制度及管理辦法或沒有執行落實，職責不清，管理上存在漏洞
5.各單位對竣工文件重視程度不夠，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施和管理體制
6.制造廠/供應商竣工管理人員缺乏，人手不夠，經常更換、抽調管理人員流動性大，交接人員交接不清，管理人員責任心不強，質量意識不夠，疏忽大意，不能夠嚴格執行標準、規范，同時竣工資料管理人員中多數未參加過正規培訓，管理意思薄弱，把關不嚴。
7.竣工資料多方審查、驗收，造成竣工資料整改頻繁，遙遙無期。
三、設備竣工文件采購管理的幾點措施
工程設備竣工文件管理應從以下幾個方面入手，加強控制，規范管理：
1.建立健全設備竣工資料管理制度，統一工程建設各方的竣工文件管理程序，達成一致，且符合工程竣工文件國家標準、規范要求，同時在竣工文件的制作、檢查、驗收、歸檔環節進行規范、統一，為竣工文件管理創建統一的管理要求；
2.重視竣工文件知識宣傳教育，在工程項目開工時，各管理單位就應高度重視和加強竣工資料檔案法規及企業基本知識的宣傳和教育，有計劃，有措施，分期分批對工程管理人員，監理人員、工廠制造人員開展竣工檔案資料業務知識培訓，詳細介紹竣工資料標準規定，將竣工文件管理規范、標準、要求貫徹到基層人員，使得每一位管理人員清楚熟悉掌握竣工文件管理要求，做到每個管理者心中有規范，統一的規范，同時應形成一定的考核、獎懲機制來調動竣工管理人員的積極性，使得每位文件管理人員能夠嚴格執行標準要求，杜絕施工過程中出現不規范的原始資料和文件，確保工程文件準確、規范。
3.竣工文件管理程序是竣工文件管理的統一要求、標準規范，是竣工文件管理人員執行的竣工文件管理工作的依據，其編制應全面考慮工程建設特點并且符合國家標準、規范，做好程序的完整性、準確性、適用性，避免因程序編制不完善，適用性差、不符合國家標準、規范等自身因素頻繁升版，為竣工文件管理帶來一定的`難度；
4.簡化竣工文件驗收環節，必要時統一驗收(建設單位、總承包單位、監理單位視情形而定)避免多環節、多接口，無統一標準、要求驗收，造成竣工文件無限制整改、無限期的整改。
5.各工程管理方在制定各自的工程進度計劃時，應將竣工文件的編制提交作為重要節點來進行控制，同時應提前做好收集工作，盡量做到工程設備制造一部分，做好一部分竣工文件，嚴格按照程序要求執行及時收集、整理制造竣工文件，避免因時間過長資料丟失等原因造成竣工文件整理困難，從而導致竣工文件隨意性及不真實性。
6.推動竣工文件電子化，減少文件印刷、審查過程，提高文件傳遞效率，電子文件的快捷性與便攜性有利于提高文件的使用率和及時性。
四、結束語
建設單位、總承包單位、供應商、分包商只要能夠結合工程建設實際特點，針對竣工資料管理中普遍存在的問題分析原因，采取合理的、適當的措施，加強過程控制與管理，建立竣工資料管理機制并給予高度的重視，并力求實踐執行，就能夠及時、準確完成竣工資料整理、移交、歸檔，從而縮短竣工文件驗收、整改時間，為工程建設順利進行節約成本，節約資源。
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