茶話會，其主題大致可分為如下三類：其一，以聯誼為主題。其二，以娛樂為主題。其三，以專題為主題。茶話會的主要與會者。
大體上可被區分為下列五種情況：其一，本單位的人士。其二，本單位的顧問。其三，社會上的賢達。其四，合作者中的伙伴。其五，各方面的人。
通常認為，辭舊迎新之時、周年慶典之際、重大決策前后、遭遇危難挫折之時等等，都是酌情召開茶話會的良機。舉行茶話會的.最佳時間是下午四點鐘左右。有些時候，亦可將其安排在上午十點鐘左右。茶話會時間的長度，可由主持人在會上隨機應變，靈活掌握。若是將其限定在一個小時至兩個小時之內，它的效果往往會更好一些。
按照慣例，適宜舉行茶話會的大致場地主要有：一是主辦單位的會議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦單位負責人的私家客廳。四是主辦單位負責人的私家庭院或露天花園。五是包場高檔的營業性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等處，均不宜用來舉辦茶話會。
根據約定俗成的慣例，目前在安排茶話會與會者的具體座次時，主要采取以下四種辦法。其一，環繞式。其二，散座式。其三，圓桌式。其四，主席式。除主要供應茶水之外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點心、水果或是地方風味小吃。需要注意的是，在茶話會上向與會者所供應的點心、水果或地方風味小吃，品種要對路、數量要充足，并且要便于取食。為此，最好同時將擦手巾一并上桌。
按慣例，在茶話會舉行之后，主辦單位通常不再為與會者備餐。關于會議的議程：第一項議程是：主持人宣布茶話會正式開始。第二項議程是：主辦單位的主要負責人講話。第三項議程是：與會者發言。第四項議程是：主持人略作總結。
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