在公務(wù)活動(dòng)中，常有遠(yuǎn)客從外地來，需接待單位到機(jī)場(chǎng)車站和碼頭迎接。秘書須注意以下事項(xiàng)：
1、以熱情有禮、周到妥貼的態(tài)度做好迎客工作、使客人有"賓至如歸"之感。
2、準(zhǔn)確掌握客人到達(dá)時(shí)間。必須在客人下機(jī)、下車、下船之前到達(dá)機(jī)嘗車站和碼頭等候客人，不能讓客人等候甚至空等。
3、事先準(zhǔn)備妥當(dāng)交通工具及住宿處。客房規(guī)格應(yīng)根據(jù)客人所定規(guī)格和預(yù)算進(jìn)行安排，如住宿費(fèi)用由客人自己承擔(dān)，則事先須了解客人的'要求，征得同意后安排。
4、接應(yīng)牌。機(jī)嘗車站和碼頭客流量大，為方便尋找客人，應(yīng)事先制作接應(yīng)牌，上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動(dòng)、會(huì)議的名稱，接待單位名稱、字跡端正，字體要大，容易看清。
5、接到客人，如事先互不認(rèn)識(shí)，應(yīng)再核對(duì)一下，以免搞錯(cuò)，與客人見面，應(yīng)表示歡迎、問候，并握手致意。接著向客人作自我介紹，還需將其他接待人員一一向客人作簡(jiǎn)單介紹。如果對(duì)方應(yīng)邀的是重要客人，應(yīng)由本單位同等級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)迎接。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)因故未能前往，由副級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或秘書作代表，并向客人說明理由，致以歉意。
6、客人所帶箱包、行李，須主動(dòng)代為提拎，但不要代背女客隨身小提包。客人有托運(yùn)的物體，應(yīng)主動(dòng)代為辦理領(lǐng)取手續(xù)。
7、招呼客人上車，要讓客人先上、然后自己再上。在車上可與客人寒喧，解除客人的拘謹(jǐn)、緊張，并向客人介紹有關(guān)活動(dòng)、會(huì)議和事務(wù)的情況，如背景資料、籌備過程，日程安排等，告之其住宿地點(diǎn)。也可以與客人作輕松、愉快的談話，如介紹本地風(fēng)光，最近建設(shè)情況等。
8、到達(dá)住宿地，秘書先下車，在車門旁等候客人下車。入內(nèi)辦理住宿手續(xù)，領(lǐng)取鑰匙，帶領(lǐng)客人進(jìn)入客房，向客人介紹該住處的設(shè)施、服務(wù)等方面情況，詢問客人有什么要求，察看房?jī)?nèi)設(shè)施還有何處不妥需予解決并與賓館聯(lián)系。
9、客人安置后，秘書不要久留，盡快讓客人休息。
10、約妥下次見面的時(shí)間、方法等。
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