商務人員在日常交往中所必不可少的一件事情，就是要組織會議、領導會議或者參加會議，因此會議自然而然地成為商務活動的有機組成部分之一。
會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。在一般情況下，會議是指有領導、有組織地使人們聚集在一起，對某些議題進行商議或討論的集會。
在商界之中，由于會議發(fā)揮著不同的作用，因此便有著多種類型的劃分。依照會議的具體性質來進行分類，商界的會議大致可以分為如下四種類型：
其一，行政型會議。它是商界的各個單位所召開的工作性、執(zhí)行性的會議。例如，行政會、董事會，等等。
其二，業(yè)務型會議。它是商界的有關單位所召開的專業(yè)性、技術性會議。例如，展覽會、供貨會，等等。
其三，群體型會議。它是商界各單位內部的群眾團體或群眾組織所召開的非行政性、非業(yè)務性的會議，旨在爭取群體權利，反映群體意愿。例如，職代會、團代會，等等。
其四，社交型會議。它是商界各單位以擴大本單位的交際面為目的而舉行的會議。例如，茶話會、聯(lián)歡會，等等。
一般而論，以上四種類型的常見于商界的會議，除群體型會議之外，均與商界各單位的經(jīng)營、管理直接相關，因此世人稱之為商務會議。在商務交往中，商務會議通常發(fā)揮著種種極其重要的'作用：其一，它是實現(xiàn)決策民主化、科學化的必要手段；其二，它是實施有效領導、有效管理、有效經(jīng)營的重要工具；其三，它是貫徹決策、下達任務、溝通信息、協(xié)調行動的有效方法；其四，它是保持接觸、建立聯(lián)絡、結交朋友的基本途徑。
在許多情況下，商務人員往往需要親自辦會。所謂辦會，指的是從事會務工作，即負責從會議的籌備直至其結束、善后的一系列具體事項。會務禮儀，主要就是有關辦會的禮儀規(guī)范。
商界人士在負責辦會時，必須注意兩點：一是辦會要認真。奉命辦會，就要全力投入，審慎對待，精心安排，務必開好會議，并為此而處處一絲不茍；二是辦會要務實。召開會議，重在解決實際問題。在這一前提下，要爭取少開會、開短會，嚴格控制會議的數(shù)量與規(guī)模，徹底改善會風。
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