采購合同的跟蹤流程

　　隨著人們法律意識的建立，越來越多事情需要用到合同，正常情況下，簽訂合同必須經過規定的方式。相信大家又在為寫合同犯愁了吧，以下是小編整理的關于采購合同的跟蹤流程，歡迎大家分享。

　　流程：

　　1、跟蹤工藝文件

　　①對任何外協件（需要供應商加工的物料）的采購，訂單人員都應對提供給供應商的工藝文件進行跟蹤。

　　②如果發現供應商沒有相關工藝文件，或者工藝文件有質量、貨期問題，應及時提醒供應商修改。

　　③要求供應商及時代貨，如果不能保質、保量、準時供貨，則要按照合同條款進行賠償。

　　2、跟蹤供應商的原材料

　　個別供應商接到合同后就認為“大功告成”，必要時必須提醒供應商及時準備原材料，特別是對一些信譽差/合作少的供應商更要警惕。

　　3、跟蹤加工過程

　　對于一次性/大開支的項目采購、設備采購、建筑采購等，為了保證貨期、質量、采購人員需要對加工過程進行監控，甚至要參加其加工過程的監理工作。

　　4、跟蹤總裝及測試

　　總裝及測試是產品生產的重要環節，需要采購人員有較好的專業背景和行業工作經驗。

　　5、跟蹤包裝入庫

　　采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對重要物料，采購人員最好去供應商現場考察。

　　對一些緊急物料，采購人員要進行全力跟蹤；對長期持續穩定供應的供應商可以考慮免去合同跟蹤環節。

　　相關資料：

　　一、不規范現象的描述

　　由于管理不規范或不到位，采購類合同不規范現象主要包括：

　　（1）采購商頻繁變化；

　　（2）同一類型價格不統一；

　　（3）付款后未及時取得發票；

　　（4）沒有出入庫管理；

　　（5）財務介入晚或沒有介入。

　　二、采購類合同審核要點

　　在合同擬定過程中，往往是業務及法務在牽頭主導合同談判及條款的擬定。在基本定稿后，財務此時介入是可以的。當財務拿到合同草稿后，需關注以下幾點：

　　一是簽約主體，包括對方簽約主體是否有資質及實力履行合同，我方簽約主體的選擇，因為會因為公司定位不同或關聯交易需要或稅務優惠不同等原因，財務應該在我方簽約主體的選擇方面要發揮主導作用；

　　二是看供應商是否穩定，尤其是在經常性采購的一般要求供應商具有穩定性，如果出現供應商變更情況，要及時詢問變更的原因；

　　三是看價格變化幅度。采購價格受到很多因素影響，一旦業務部門提及市場變化因素導致價格變化，這是一個很好的說辭而且也很難查證的。在此情況下，財務就應該結合供應商是否變化再看價格變化幅度是否存在異常狀況；

　　四是付款條件，是一次性付款還是分次付款；相應的，供應商供貨是否與付款條件相對應；

　　五是發票的取得，是在付款前還是在付款后取得發票。對于付款后才取得發票的，一定要做好跟蹤。在實務中，看到太多付款后經辦人沒有跟進發票的取得，財務也沒有發揮提醒或督促的職能；

　　六是出入庫管理，在接收到產品后，財務一定要做好出入庫管理與跟蹤，包括數量是否與合同約定相符？存放地在哪里？是否有出入庫單據？是否有及時盤庫？盤庫的結果等等。

　　七是合同編號是否連續，尤其是采用自己規則進行合同編號的，一旦出現跳號的，一定要詢問原因并及時修改。

　　三、采購類合同的跟蹤分析

　　各類采購往往是公司的大項支出，管理好與壞直接影響到公司是否可以降低成本。這是財務的天然職責。因此，財務在合同審核后，要做好跟蹤分析。如何做好分析呢？就是圍繞上述第二點所列的七要素進行對比分析，可以按照供應商維度、產品維度、時間維度進行網格狀分析，是可以發現問題的。

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