第一章 總則
第一條 為了完善XX有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)董事長(zhǎng)辦公會(huì)議機(jī)制，充分體現(xiàn)董事長(zhǎng)根據(jù)董事會(huì)授權(quán)行使職權(quán)和履行職責(zé)，根據(jù)《公司法》 、《公司章程》、《公司董事會(huì)議事規(guī)則》，制定本制度。
第二條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)是董事長(zhǎng)在董事會(huì)閉會(huì)期間依法履行職能的制度安排，是董事長(zhǎng)代表董事會(huì)在日常工作中定期檢查和考核各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，聽(tīng)取各方面工作匯報(bào)，檢查和調(diào)研一段時(shí)間內(nèi)公司主要工作情況和對(duì)下一階段工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、要求安排的工作會(huì)議。
第三條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議事范圍包括：研究和安排投資和資本運(yùn)作工作、預(yù)算管理的重大問(wèn)題、重大的資金和費(fèi)用問(wèn)題，涉及公司重大利益的特別處置問(wèn)題，重要的組織架構(gòu)、干部人事任免問(wèn)題，中、高管人員的考核、獎(jiǎng)懲和職務(wù)晉升問(wèn)題，激勵(lì)機(jī)制的建立和完善等問(wèn)題。
第二章 會(huì)議召開
第四條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議為專門會(huì)議，由董事長(zhǎng)確定議題后，根據(jù)工作需要召開，其中每月召開一次聽(tīng)取公司經(jīng)理層的工作匯報(bào)會(huì)議。
第五條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議由董事長(zhǎng)召集和主持。
第六條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)由以下人員組成：董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、董事副總經(jīng)理、董事會(huì)秘書、財(cái)務(wù)總監(jiān)等，監(jiān)事會(huì)主席及其他副總經(jīng)理應(yīng)列席會(huì)議。
董事長(zhǎng)根據(jù)需要，可通知公司相關(guān)人員列席會(huì)議。
第七條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議的通知：
(一)董事長(zhǎng)辦公會(huì)議于會(huì)議召開前日由公司董秘辦以書面、電子郵件、短信、電話等方式通知。有緊急情況或重大事項(xiàng)的情況下，可以隨時(shí)通知召開會(huì)議;
(二)董事長(zhǎng)辦公會(huì)議的通知包括以下內(nèi)容：
1、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn);
2、事由及議題;
3、應(yīng)出席會(huì)議及列席會(huì)議的人員;
4、發(fā)出通知的日期。
第八條 會(huì)議以現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議方式召開。
第九條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議出席及列席人員應(yīng)按會(huì)議通知的要求準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議。
因故不能到會(huì)的應(yīng)出席人員，應(yīng)向董事長(zhǎng)請(qǐng)假并記載于會(huì)議記錄。
第三章 會(huì)議記錄
第十條 出席會(huì)議的人員，有權(quán)要求在會(huì)議記錄上對(duì)其在會(huì)議上的發(fā)言做出說(shuō)明性記載。
第十一條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議應(yīng)當(dāng)有書面記錄，由公司董秘辦人員負(fù)責(zé)，根據(jù)會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)交會(huì)議相關(guān)出席人員審閱，經(jīng)董事長(zhǎng)簽發(fā)后，作為公司重要文件由公司辦公室負(fù)責(zé)保存。
董事長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要，在公司存續(xù)期間，保存期不得少于10年。
第十二條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要包括以下內(nèi)容：
(一)會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn);
(二)出席及列席董事長(zhǎng)辦公會(huì)議的人員和記錄人員的姓名;
(三)會(huì)議審議事項(xiàng)或議案的結(jié)果;
(四)其他應(yīng)當(dāng)在會(huì)議記錄中說(shuō)明和記載的事項(xiàng)。
第十三條 出席及列席董事長(zhǎng)辦公會(huì)議的人員應(yīng)妥善保管會(huì)議文件及材料，特殊情況下，會(huì)議結(jié)束可由公司董秘辦收回會(huì)議文件，在會(huì)議有關(guān)內(nèi)容對(duì)外正式披露前，參加會(huì)議的出席和列席人員對(duì)會(huì)議文件和會(huì)議審議的全部?jī)?nèi)容負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)。
第四章 附則
第十四條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議在董事會(huì)授權(quán)范圍內(nèi)審議決定的事項(xiàng)，公司經(jīng)營(yíng)層應(yīng)在五日內(nèi)貫徹執(zhí)行;超出董事會(huì)授權(quán)范圍內(nèi)審議決定的事項(xiàng)，應(yīng)在兩周內(nèi)提交董事會(huì)進(jìn)行審議。如董事會(huì)對(duì)董事長(zhǎng)辦公會(huì)審議事項(xiàng)做出不同決議的，服從董事會(huì)決議。
第十五條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)議發(fā)生的會(huì)議費(fèi)用，由公司在董事會(huì)經(jīng)費(fèi)中列支。
第十六條 本制度經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后生效，修改時(shí)亦同。
第十七條 本制度由董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。
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