1.標題
標題是由文種名或活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標語。例如阿里巴巴年終客戶答謝會邀請函。
2.稱謂
邀請函的稱謂使用統稱，并在統稱前加敬語。如尊敬的'先生/女士或尊敬的總經理(局長)。
3.正文
邀請函的正文是指活動主辦方告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發出得體、誠摯的邀請，切忌以通知口吻向受眾行文。
邀請之詞有的出現在文首，如會議即將在召開，敬請您/閣下蒞臨會議有的出現在文中，如素仰閣下學養深厚，在領域成績卓著，特奉函誠邀閣下光臨會議有的出現在文尾，如專此邀請，敬祈回函。
4.落款
落款要寫明活動主辦單位的全稱和成文日期。
注意事項
1.被邀請者的姓名應寫全，不應寫綽號或別名。
2.在兩個姓名之間應該寫上暨或和，不用頓號或逗號。
3.應寫明舉辦活動的具體日期(幾月幾日，星期幾)。
4.寫明舉辦活動的地點。
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