英語邀請函的格式

2024-09-15 邀請函

　　邀請函要求簡潔明了，不需要太多文字。在社會發(fā)展不斷提速的今天，邀請函與我們不再陌生，我們該怎么擬定邀請函呢？下面是小編整理的英語邀請函的格式，希望對大家有所幫助。

　　英文邀請信主要分為以下兩種：一種屬于個人類的信函，例如邀請某人共進晚餐、參加宴會、觀看電影或者出席典禮等等。另一種邀請函則屬于事務類的信函，一般是邀請參加會議、學術(shù)活動等等。

　　一、普通英文邀請函

　　第一種邀請信邀請的對象一般是朋友、熟人，所以內(nèi)容格式上的要求都比較松，可以寫得隨便一些。只要表明邀請的意圖，說明活動的內(nèi)容、時間、地點等等。但既然是邀請信，那么就一定要在信中表達非常希望對方能夠參加或者出席的愿望。這種邀請信的篇幅可以非常短。

　　二、正式英文邀請函

　　第二種邀請信一般由會議或?qū)W術(shù)活動的組委會的某一個負責人來寫，以組委會的名義發(fā)出，而且被邀請者通常也是屬于比較有威望的人士。因此，這類邀請信的措辭要相對正式一些，語氣要熱情有禮。

　　這一類邀請信通常要包括以下內(nèi)容：首先表明邀請對方參加的意圖以及會議或?qū)W術(shù)活動的名稱、時間、地點；然后要對被邀請者的威望和學術(shù)水平等表示推崇和贊賞，表明如果被邀請者能夠接受邀請，會給會議或者活動帶來很好的影響；接著要說明會議或活動的相關(guān)事宜，最好是能引起對方興趣的事宜；當然不能忘了表達希望對方能夠參加的誠意；最后還要請收信人對發(fā)出的邀請做出反饋，如確認接受邀請。

　　三、英文邀請信的回復

　　無論是收到哪種邀請信都要復信，明確表示接受與否。而且無論接受與否都要對邀請者表示感謝。接受邀請的回信一般包含以下內(nèi)容：首先感謝對方的邀請，并重述邀請信中的主要內(nèi)容；然后愉快地表示接受邀請，并簡要說明自己的打算；最后表示期待赴會和與對方見面的心情。

　　謝絕邀請的回信一般包含以下幾方面的內(nèi)容：首先還是要對對方的邀請表示感謝；然后具體說明自己無法接受邀請的原因，并對無法出席表示遺憾；最后表達自己的祝愿，即祝愿自己未能參加的會議或者活動能夠順利進行。

　　邀請函格式：

　　第一步標題

　　標題可以直接書寫為“邀請函”三個字，或者是“活動名稱+邀請函”。需要注意的是邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此一般不能拆開書寫，如：“邀請XXX函”。

　　第二步稱呼

　　稱呼的寫法“敬語+姓名+后綴”，敬語如：親愛的、尊敬的，后綴如；先生、女士等，這樣的邀請函是發(fā)給個人的。還有邀請函是發(fā)送給公司的，一般書寫“公司全稱”就可以。再有就是網(wǎng)絡(luò)，媒體或報刊上公開發(fā)布的邀請函，沒有明確的對象，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。

　　第三步正文

　　正文一般先要交代活動的背景、目的。然后注明具體活動，如：活動時間、地點、名稱等，接下來寫邀請語，如：“特此邀請您參加”。最后，可以寫上敬語也可省略。

　　第四步落款

　　落款注明舉辦單位，并蓋章，寫明具體的邀請時間。

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