通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。
標題 由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。
正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：
(一)主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實;
(二)分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等;
(三)決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。
(四)生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。
情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述;另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。
表揚性通報與批評性通報格式范文
例文一 表揚性通報 ××市人民政府 關于表彰計劃生育先進集體和先進工作者的通報 各縣(市、區)人民政府，市屬各部門： “九五”計劃期間，我市各級黨委、政府和有關部門高度重視計劃生育工作，認真貫徹省計劃生育條例，切實加強對計劃生育工作的領導，全面完成了省下達的“九五”人口計劃和各項計劃生育指標任務。二000年度，全市人口出生率降到5%，平均生育率為0.87，低于全國、全省水平。這是全市各級干部、計劃生育工作者和全市人民共同努力的結果。為了進一步推動我市計劃生育工作的深入開展，市人民政府決定授予××縣等三十五個單位“全市計劃生育先進集體”光榮稱號，授予×××等四十五位同志“全市計劃生育先進工作者”光榮稱號。希望受到表彰的單位和個人，要戒驕戒躁，繼續努力，為我市計劃生育工作向深層次、高質量發展做出新的貢獻。
二00一年，是“十五”計劃的第一年，各級政府和廣大干部要全面貫徹落實好黨的十五屆四中全會精神，繼續把計劃生育工作放在更加重要的地位，堅持不懈地抓下去，切實加強領導，堅持按《條例》規定依法管理，大力加強基層基礎工作，力爭我市“十五”期間人口出生率控制在5%以內，為本世紀末實現我市人口控制在四百萬以下的目標而努力奮斗。
附：××市計劃生育先進集體、先進工作者名單。(略) ××市人民政府(蓋章) 二00一年二月五日 例文二 批評性通報 國務院辦公廳關于××省××市××縣 擅自停課組織中小學生參加迎送活動的通報 1999年12月5日，××省××市××縣舉行××高速公路在本縣通車儀式，××縣主要領導擅自決定，讓本縣部分中、小學校停課參加通車儀式，近千名中小學生在風雪天等候長達二小時，致使部分中小學生生病，學生家長和群眾極為憤慨，致信中央要求堅決制止此類現象。 中小學校依照國家規定建立有嚴格的教育教學秩序，這是教育教學質量的保證，任何單位和個人都不能隨意破壞。現在一些地方的個別領導利用自己的權力，動輒調用中小學生為各種會議、考察、參觀、訪問甚至商業性典禮搞迎送或禮儀活動，有些地方還因此發生了嚴重的安全事故，造成極惡劣的社會影響。××縣發生的問題，已不只是一般的形式主義，而是官僚主義，嚴重脫離群眾，此類不良風氣必須堅決予以制止。
各地區、各部門以及各級領導干部，要高度重視這一問題并從中吸取深刻的教訓，切實增強群眾觀念，杜絕此類事件再度發生。 中小學生是祖國的未來，他們的學習和活動安排，要有利他們的學習和身心健康。今后各地區、各部門都必須嚴格執行國家的有關法規和規定，不得擅自停課或隨意組織中小學生參加各種迎送或“禮儀”活動，如確有必要組織的，須報經省級教育行政部門批準。
國務院辦公廳 (蓋章) 一九九九年十二月二十日 例文三 情況通報 國務院辦公廳關于部分地區違反國家棉花購銷政策的通報 國辦發 [1994] 94號 各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構： 今年新棉上市以來，各地認真貫徹國務院棉花政策，采取堅決措施整頓棉花流通秩序，棉花收購大局是穩定的。但是，仍有一些地方、單位和個人置國家政策和法紀于不顧，私自收購棉花，公然擾亂棉花流通秩序，經核查，國務院決定予以通報。
一、一些鄉(鎮)政府和村辦軋花廠非法從事棉花收購、加工、經營活動。 安徽省渦陽縣曹市鎮政府自辦軋花廠，在全國棉花工作會議后，仍然明文規定，嚴禁將棉花賣給鎮政府以外的經濟單位，對將棉花賣給供銷社的不算交售任務，否則，鎮政府要一律沒收。 江西省萬年縣珠山鄉政府自辦軋花廠
二、有的棉紡廠非法收購棉花，擾亂棉花收購秩序。 河南省輝縣太陽石棉紡廠在全國棉花工作會議后，仍高價搶購棉花。在有關部門對該廠進行檢查處理的過程中，該廠負責人拒絕檢查，實擊組織倒運藏匿，并私自動用封存的棉花。 河南省太康縣棉紡廠以解決生產用棉為由，要求每個職工必須向廠里交售“愛廠棉”，通過職工非法高價收購的棉花。
三、有的國營農場擾亂正常的購銷秩序，高價搶購，非法經營棉花。
四、有的縣政府支持非棉花經營部門假借良種棉加工廠名義非法收購棉花。
五、個體棉販非法收購、加工棉花，擾亂市場秩序。
對上述違反國家棉花購銷政策的問題，有關省人民政府的態度是明確的，已責成市、縣政府采取措施，予以查處糾正。但從了解的情況看，有的市、縣政府已經采取措施糾正，有的尚未處理。請有關省人民政府按國務院 [1994] 52號文件精神繼續嚴肅查處，將結果報國務院。同時，各地都要引以為戒，要毫不放松地加強對棉花市場的管理，密切注視收購動態，嚴肅查處棉花購銷活動中的違法違紀案件。各地凡是過去制定的與國務院文件不符的規定或政策應一律糾正，要堅決地始終如一地貫徹國務院制定的棉花政策，維護正常的棉花流通秩序，確保今年棉花購銷工作順利進行。 國務院辦公廳 (蓋章) 一九九四年十月二十三日
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