英語書信結構及書寫格式

2024-06-18 書信

　　在學習、工作或生活中，大家都寫過信，肯定對各類書信都很熟悉吧，書信在人類的交流與溝通的歷史上占有重要地位。相信寫信是一個讓許多人都頭痛的問題，以下是小編整理的英語書信結構及書寫格式，希望能夠幫助到大家。

　　書寫英語信件要注意下面幾點：

　　1、書信結構

　　英語書信結構一般有以下幾個部分組成：

　　1）信封（envelope）。英語的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發信人地址、收信人地址和郵票。只不過英語信封的格式除了郵票所貼的位置（信封的右上角）和中文的一樣外，英語信封上要寫的發信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發信人的地址應寫在信封的左上角，收信人的地址應寫在信封偏中、右偏下處，如下：

　　Liu Yan-hua

　　Room 302, No. 48, Yanan Road (M) stamp

　　Shanghai, 20040

　　P. R. China

　　Prof. John Hill

　　607 North Willington Avenue

　　West Palm Beach, Florida 33404

　　U. S. A.

　　2）信頭 (heading)，即寫發信人的地址和日期（右上角）。信頭位于信的最上方，原則上首先按從小到大的順序（正好與中文書信相反），門牌號碼和街名或單位名占一行（太長可占兩行），城鎮名和郵政編碼占一行，國名占一行。然后是發信日期，它是信頭的最后一行，可以寫成日月年（英式）也可寫成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必然說明的是，月份要寫英文名稱，否則有可能產生歧義，如5/8/1996，美國人會理解為1996年5月8日，而英國人則理解為1996年8月5日。

　　3）信內姓名地址 (inside address)，即寫收信人的姓名和地址（左上角）。封內地址必須和信封地址一致，否則就是出了差錯，收信人此時可將信退回或按封內地址轉寄。封內地址的第一行是收信人姓名，第二行職務，從第三行開始寫收信人地址，寫出法原則上和寫發信人地址一樣。

　　4）稱呼 (salutation)，即寫對收信人的尊稱（一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss …,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）。稱呼應與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為Dear Sir（英國用）或Dear Genteman（美國用），一般用于給政府機關、官員的公函中，或用于首次往來的商業書信中。比較熟識的人由應稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用于親朋好友，但應注意，稱姓時只稱姓，不要又稱名，而稱名時不要加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外，如果對方為女性卻不知應稱Mrs.還是Miss時可稱Ms.。稱呼后面的標點英國人習慣用逗號，而美國人習慣用冒號（親朋好友之間可用逗號）。稱呼直接寫在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱呼后面的標點一般只能用逗號。以上信頭、信內姓名和地址三部分的結構如下：

　　Liu Yan-hua

　　Room 302, No 48, Yanan Road (M)

　　Shanghai 200040

　　P. R. China

　　June 22, 2002

　　Prof. John Hill 607

　　North Willington Avenue

　　West Palm Beach, Florida 33404

　　U. S. A.

　　Dear Professor Hill,

　　_____________________________________________

　　注：如果是相當熟悉和隨便的朋友之間，因為彼此都知道對方的地址，故信頭和信內的地址常常省略。

　　5）正文 (body)，即信件內的主要內容,是信的主體，和中文書信的要求一樣，正文的內容要主題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達準確。如果正文很長需要幾張信紙聯頁時，則應在每張聯頁左上端都注明頁數和收信人名稱，如：Mr.WilliamJ.Hall。正文第一句句子一般和稱呼之間空一至二行。

　　6）信尾客套語 (complimentary close)，即寫信人在信的右（或左）下角，寫上表示自己對收信人一種禮貌客氣的謙稱,相當于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語。如：Best wishes。

　　7）信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫信人自己的姓名,如：Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,。如果是用打字機或電腦寫的信，在寫信人簽名的上方，同樣應該打上寫信人的姓名。

　　2、除以上七個部分外，有時一些英語書信還包括：

　　（1）附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有……證明”應寫為Enc…Certificate；

　　（2）再啟（附言） (Postscript)，一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時用P.S.表示，再寫上遺漏的話即可，要長話短說。通常在信末簽名下面幾行的左方，應于正文齊頭。注意：在正式的信函中，應避免使用附言表示；

　�。�3）抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，說明一式多份抄送其他有關人員。這些都是次要的補充部分。P.S. 主要在私人信件中使用，事務信件中應避免使用，以免造成寫信人粗心大意的印象。Enc.和c.c.大都用在商貿信函中。

　　商業英語書信結構

　　1、標準部分

　　一封商業書信，應包括以下幾部分內容：

　　1）信頭（Letter Head）：包括發信人公司的名稱、地址、傳真或電傳號碼。

　　2）寫信日期（Date Line）：寫信的年、月、日。

　　3）封內地址（Inside Address）：收信人公司名稱和地址。

　　4）稱呼（Salutation）：對收信人的尊稱。

　　5）正文（Body of the Letter ）

　　6）結尾敬語（Complimentary Close ）：書信結束時的禮貌用語。

　　7）簽名（Signature）：寫信人的署名。

　　2、特別部分(寫信時可根據具體情況增減)

　　1）附件(Enclosure)：注明隨信所附的樣品，樣品本，價目單等。

　　2）再啟(Postscript)：信寫完后，如果想起還有要緊的話要說，可在信末加P.S.，引起補述的話。

　　3）經辦人名稱(Attention Line )：希望收信商號將信速交經辦部門辦理.

　　4）事由標題(Subject Line )：使信的基本內容或目的一目了然。

　　5）參考編號(Reference Number)：為了便于存檔分類而編的號。

　　6）抄送(Carbon Copy,簡寫為 C/C)：將信抄送給有關部門的標記。

　　英語書信格式范文

Dear Cindy

　　There are many rules at my home,but I like these rules.Because they are good for me.Every morning I have to get up at half past six.And I must do exercise before breakfast.Then I go to school.At5:40pm,I get home.I cant play with my friends becauseI must do my homework first.I can watch TV,but I must finish my homework.and I have to go to bed before 9:30om.Im busy.but very happy.

　　Yours

　　Zhao Liang

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