一、慎重及時
批復既是上級機關指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準的答復性公文，因此，撰寫批復要慎重及時。批復機關收到請示后，要及時進行周密的調查了解，掌握有關情況，根據現行政策法令及辦事準則，經認真研究后，及時給予答復。
二、針對請示答復
請示要求一文一事，批復也應有針對性地一文一批復，請示要求解決什么問題，批復就答復什么問題，上下行文互相對應。
三、明確態度
批復意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其詞，模棱兩可，以免下級無所適從。
批復的主送機關明確只有請示機關一個，如果所請示問題有普遍性，或需告知其他一些機關，可用如下辦法處理：一是除批復原請示單位外，并轉有關單位。二是將批復抄送有關單位。三是將有關意見另用“通知”行文。將本機關對一些普遍性問題的意見及時傳達下去。
四、不同指示、復函混用
批復與指示同為下行文，均對有關事項提出原則、要求，但兩者的區別還是明顯的，不應混用。首先是內容不同，指示是對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。而批復事項較窄，只能針對請示事項作出具體答復，多屬個別性問題，不涉及面上的工作。其次是受文對象不同。指示的受文對象一般不是某個機關，而是有關的機關單位，受文對象甚至不確定。而批復有特定的受文單位，只給原請示機關發批復。再次是制發動因不同。指示根據需要而作，屬主動行文，批復是針對下級機關請示而發的，屬被動行文。
批復與復函由于都是回復來文的公文，有時也會被混用。兩者的區別在于：從行文關系看，批復是上級機關向下級機關答復用文，屬下行文;復函一般是向不相隸屬機關答復用文，屬平行文。從行文內容看，批復多屬于對重大原則和政策性問題作出決定、批答，復函多用于一般性事項的回復。
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