如何撰寫建議書

2024-07-08 建議書

　　建議書是無言的銷售人員，它能代替銷售人員同時對不同的對象銷售，突破了時間與空間的限制；它是銷售過程的全面匯總，也是客戶取舍評斷的依據(jù)。

　　建議書的準(zhǔn)備技巧

　　撰寫建議書前，您先要準(zhǔn)備好撰寫建議書的資料，這些資料是您從銷售準(zhǔn)備開始時就應(yīng)留意的，因此，建議書的資料取自于銷售準(zhǔn)備、詢問調(diào)查、展示說明等各個過程，，您在這些銷售過程對客戶的了解及對客戶的影響，是建議書成敗的主要因素。撰寫建議書前要收集哪些資料呢？把握客戶現(xiàn)狀的資料：例如保險業(yè)的經(jīng)紀(jì)人要知道客戶的資料有： ·目前參加了那些保險； ·年齡； ·家庭人口數(shù)； ·小孩的年齡； ·職業(yè)狀況； ·收入狀況； ·身體狀況。正確分析出客戶感覺到的問題點或想要進行的改善點：找出客戶對現(xiàn)狀感到不滿的地方，若您的銷售對象是企業(yè)，可以收集各個使用人員對現(xiàn)狀的意見。知道了客戶對現(xiàn)狀的不滿意點，銷售人員就能進行構(gòu)想出改善的方法。競爭者的狀況把握：您要掌握住競爭者介入的狀況及競爭者可能帶給客戶的優(yōu)缺點、提供客戶的各項交易條件等，獲得競爭者的情報，您在做建議書時就能抵消競爭者的銷售對策，凸顯自己的優(yōu)勢，協(xié)助客戶做正確的選擇。了解客戶企業(yè)的采購程序：銷售人員了解客戶企業(yè)的采購程序，才能知道建議書的傳遞對象，同時能把握住建議書是否在對方編制預(yù)算前即需要提出，以獲得預(yù)算的編制。了解客戶的決定習(xí)慣：有些客戶做購買決定時，習(xí)慣收集很詳細的資料，巨細糜遺。有些客戶習(xí)慣于重點式資料，而要求銷售人員到場對建議書說明。因此事先了解客戶購買決定的習(xí)慣，您能做出合于客戶味口型式的建議書。

　　建議書的撰寫技巧

　　建議書的撰寫技巧能幫助您達成建議書的目的，建議書是一個溝通的媒介，它最終的目的是希望獲得訂單。如何能讓客戶看了您的建議書后馬上簽約呢？您要能滿足兩個條件：

　　1、讓客戶感到滿足讓客戶感受到需求能被滿足，問題能夠得到解決。客戶花錢進行購買行為時，一定是對現(xiàn)狀不滿或想要改善現(xiàn)狀，當(dāng)客戶心里有了這種想法，正在摸索進行時，若是您能即時地提供客戶一套適合于解決客戶問題的建議案，無異于幫了客戶的大忙。如何才能提出上面這種建議案呢？關(guān)鍵點在建議書的準(zhǔn)備技巧中所提的——要能正確地分析客戶的問題點。

　　2、與關(guān)鍵人物的溝通您還要與承辦人、承辦單位主管、使用人、預(yù)算控制部門、關(guān)鍵人士能做有效溝通。

　　一份建議書不一定會完全經(jīng)過這五種人過目，此處我們以這五種人做例子，提醒您撰寫建議書時如何和這些對象做有效的溝通。承辦人：負責(zé)承辦的人是代表企業(yè)和您溝通的第一線人員，他扮演的角色往往要能替您向企業(yè)的上級人員解釋說明產(chǎn)品的特性、效用、能改善多少問題、能提升多少效率……等，因此，以承辦人的立場，對各項細節(jié)都希望能獲得充分的信息。所以您撰寫建議書時，對各個細節(jié)部分要嚴(yán)密，不得有破綻，可用附件的方式補充說明，務(wù)必要讓承辦人能回答上級可能提出的問題。承辦單位主管：承辦單位的主管，多半對瑣碎的細節(jié)無暇過目，并且以主管的立場而言，他對結(jié)果較注意，至于導(dǎo)出結(jié)果的原由細節(jié)，他是授權(quán)給承辦人員去審核。因此，建議書中的“主旨”“目的”“結(jié)論”是承辦單位主管關(guān)心的重點。您在撰寫建議書時的“主旨”“目的地”“結(jié)論”要能滿足承辦單位主管的需求。使用人：對使用人而言，建議書撰寫的重點是針對使用人提出的現(xiàn)狀問題點及希望改善的地方，詳細地說明采用新的產(chǎn)品后能解決他們的問題。預(yù)算控制部門：預(yù)算控制部門人員關(guān)心的重點是費用預(yù)估，是否合于預(yù)算。

　　因此，關(guān)于費用部份，您在撰寫建議書時，務(wù)必清楚明確地寫清各項費用狀況，并以清楚地報表匯總各明細，讓他們能一目了然。關(guān)鍵人士關(guān)鍵人士關(guān)心的重點有兩項，一為效用，另一為優(yōu)先順序。關(guān)鍵人士位處企業(yè)的高層，他的判斷點多為產(chǎn)生的效用對企業(yè)的營運有哪些幫助。例如您的產(chǎn)品對增加銷售人員的業(yè)績有幫助，關(guān)鍵人士將能認同這種效用。另外，優(yōu)先順序也是關(guān)鍵人士判斷的重點，因為關(guān)鍵人士是從企業(yè)全盤的角度思考事情，他往往面臨的不是單一事件，因此，他會權(quán)衡完全不相干的兩件事情，而做出執(zhí)行上的優(yōu)先順序，因而，若銷售人員疏忽了這方面的考慮，往往被關(guān)鍵人士判定暫緩而前功盡棄。若您撰寫建議書時能技巧地滿足上面的兩個條件，相信您的建議書一定具有強烈地說服力，能稱職的扮演無言銷售人員的角色。 3、把握競爭者的狀況您要掌握住競爭者介入的狀況及競爭者可能帶給客戶的優(yōu)缺點、提供客戶的各項交易條件等，獲得競爭者的情報，您在做建議書時就能抵消競爭者的銷售對策，凸顯自己的優(yōu)勢，協(xié)助客戶做正確的選擇。 4、了解客戶的采購程序銷售人員了解客戶企業(yè)的采購程序，才能知道建議書的傳遞對象，同時能把握住建議書是否需要趕在編列預(yù)算前提出，以獲得預(yù)算的編制。 5、了解客戶的決定習(xí)慣有些客戶做購買決定時，習(xí)慣收集很詳細的資料，巨細糜遺。有些客戶習(xí)慣于重點式資料，而要求銷售人員到場對建議書說明。因此事先了解客戶購買決定的習(xí)慣，您能做出合于客戶味口型式的建議書。

　　建議書的構(gòu)成

　　有十個項目是準(zhǔn)備一份完整的建議書不可缺少的。 ·封面及標(biāo)題 ·問候 ·目錄 ·主旨 ·現(xiàn)狀 ·建議書改善對策 ·比較使用前及使用后的差異 ·成本效益分析 ·結(jié)論 ·附件下面，我們一一加以說明。

　　1、封面及標(biāo)題 ·標(biāo)題可從配合客戶企業(yè)的政策及策略的方向擬訂，如提升效率、提高士氣、增進員工福利……等，能讓客戶覺得您的建議案對執(zhí)行企業(yè)的政策、策略有幫助。 ·封面可選用較好的材料，可依提案的產(chǎn)品性質(zhì)如理性或感性的產(chǎn)品，給予適當(dāng)?shù)倪x擇。 ·封面設(shè)計大方，具有條理的感覺。 ·封面要表明主題、提案人、日期。 ·封面可依建議書的厚薄，考慮裝訂的方式。 ·在撰寫標(biāo)題時，應(yīng)加入實際的標(biāo)的物。如現(xiàn)狀分析，可加上“貴企業(yè)使用〇〇型電腦現(xiàn)狀分析”；效益分析，可加上“使用××型電腦帶給貴企業(yè)的效益。”使閱讀建議書的人有臨場的感覺，并能讓您的建議書生動活潑。

　　2、問候 ·首先您要表達的感謝是您的客戶給您提供了機會，讓您能進行銷售的動作。 ·感謝相關(guān)部門給您的協(xié)助，同時藉以表明您為了給客戶最好的建議案，投入了相當(dāng)大的時間與精力。 ·問候感謝辭不宜過長，感謝時最好以企業(yè)及部門為對象，盡量不要講出個別感謝的對象。

　　3、目錄各段標(biāo)題的秩序，建議可循下列順序：

　　4、主旨建議書的主旨應(yīng)從客戶企業(yè)想要達成的目標(biāo)著手擬制，要能指出采用建議案后，能達成的目的及優(yōu)點。同時，建議書的主旨還要盡可能地簡潔扼要。

　　5、現(xiàn)狀分析 ·分析主要的問題點及產(chǎn)生的原因。 ·問題點的分析要依據(jù)銷售人員調(diào)查的資料，必要時事先要獲得客戶企業(yè)相關(guān)人員的確認。 ·問題點必須是客戶有興趣、關(guān)心的。 ·原因的把握要得到客戶的認同。

　　6、建議改善對策

　　您的對策要能針對問題點的原因進行改善，并能清楚地讓客戶理解，同時還要有具體的資料證明您的對策是可行的。

　　1、比較使用前及使用后之差異在建議書中，您要比較使用前（現(xiàn)狀）及使用后（建議案）的差別，比較時要提出具體的證明，如目前每日產(chǎn)出1000單位，自動化后每日產(chǎn)出1500單位，對購買決定有影響的有利點及不利點都要進行比較，以便客戶能客觀地判斷產(chǎn)生的差異。不過，要注意的一點是：比較時僅提出結(jié)果比較，詳細原因部份可以用附件做說明。

　　2、成本效益分析建議書的成本計算要正確合理，效益包括有形的效益及無形的效益，有形的效益最好能數(shù)值化。效益必須是客戶也能認定的。

　　3、結(jié)論結(jié)論是匯總提供客戶的特殊利益及效益，結(jié)論要能要求訂單。

　　4、附件附件要容易查詢，每一個附件都要有標(biāo)題和頁碼。雖然不是所有的產(chǎn)品都需要使用到建議書，但若您銷售的產(chǎn)品是附加價值較高、可改善客戶的效率或能解決客戶的問題，此時，建議書是不可缺少的銷售利器。建議書是利用文字的組合進行銷售，建議書的邏輯架構(gòu)及表達陳列的方式，能顯現(xiàn)出您是否夠?qū)I(yè)，學(xué)習(xí)建議書的撰寫技巧是讓閱讀建議書的客戶感受到您專業(yè)，而更能認同您的建議。記住撰寫建議書時，隨時提醒自己： ·潛在客戶為什么要接受我的建議書？ ·還有哪些點能幫助客戶做迅速、正確的決定？

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