正確的會議通知的寫法

2024-09-05 會議通知

　　正確的會議通知如何寫?下面是小編給大家整理收集的正確的會議通知的寫法，供大家閱讀參考。

　　通常，會議是溝通的主要方式，而且是單位或組織進行工作的重要活動。

　　會議的具體目的是：

　　(1)信息的傳達;

　　(2)信息的交換;

　　(3)相互啟發;

　　(4)作出決定;

　　(5)收集創意。

　　根據會議的目的，可以分為以下形式的會議：

　　(1)說明會議;

　　(2)研究會議;

　　(3)解決問題會議;

　　(4)學習會議;

　　(5)創意收集會議

　　舉行會議的決定：

　　會議是為了單位或組織經營管理的需要而召開，所以必須根據這一目的來判斷有無召開的必要。計劃及召開會議，評估成果，是上級的工作;遵照上級指示，準備會議或參加會議，是下屬的工作。會議的準備工作的周全與否，對會議的成果有極大的影響。

　　參加會議的人選：

　　會議的目的和議題決定之后，需要決定參與會議的人選。如果是例行會議，人員和開會日期都已固定，不會過于操心。但是，為了特定的問題而召開的會議，如果人選有誤，會議的成果必然不會樂觀，所以需要謹慎行事。

　　會議召開者需事先調查預定參加者在時間上是否方便，并收集會議必要的各種信息，從無法出席會議的有關人員處獲取必要的意見、答復或文件。

　　會議日期、時間的決定：

　　會議的日期和時間要考慮議題的緊急程度及預定出席者是否方便。如果是緊急召開的會議，時機就十分重要。有時重要人員沒有出席，會議就等于沒開一樣，結果當然不好。緊急會議應與特別忙碌及重要的人員聯系，請他們及早計劃參加。

　　會議場所的選擇：

　　根據會議性質及人數作決定，通常需要注意一下幾點：

　　(1)避免噪音嚴重的場所;

　　(2)空間大小要合適;

　　(3)預定開會所需要的時間，確定其他人使用會議場所的時間，并作寬裕的時間準備;

　　(4)其他。光照，桌椅，投影儀等

　　如果有欠缺的物品，會議前必須準備或會議當天攜帶。

　　會議議程表的制作：

　　會議議程表的制作對會議的順利進行關系重大。由上級預定議事程序和執行方法，以及時間分配等，下屬配合議程，詳細檢查接待方式，會議中的接待、會議的記錄、會議后的收拾整理等在準備方面有無疏漏之處。

　　會議通知的寫法和傳達方法：

　　召開會議的要點決定后，就需要通知全體會議對象。內部會議一般應在五天到一周以前通知;外部的人員也參加的會議，至少要在一周或十天前發出邀請通知。如果是緊急會議，或者在召開之前時間有限，可暫時用口頭或電話通知，但即使如此，也要通過短息等發出正式書面通知，以防有人聽錯會議時間、地點，耽誤大事。

　　在寫通知時，一定要有：

　　(1)會議的名稱;

　　(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱;

　　(3)日期、時間(開始到結束的預定時間);

　　(4)地點(具體在幾樓幾號會議室);

　　(5)議題(或議事內容)

　　(6)主辦者的聯絡處、電話號碼等

　　(7)開會所在地，建筑物的名稱、幾樓、電話號碼(必要時附地圖)

　　(8)其他：注意事項、是否備有餐點、是否有停車場，或當天需要準備的資料，都要詳細說明。

　　對外部參會人員，要隨函附上回執，并明示期限，讓對方能在期限以前回函通知是否參加。若逾期對方仍沒有來信息告知是否參加，必須立即用電話聯系。

　　例：

　　會議通知(擬定/確定)

　　【會議名稱】社團干部見面會

　　【會議時間】XX月XX日周四晚上9：30～11：00

　　【會議地點】學生宿舍XX棟XX樓XXX(擬定確定)

　　【會議對象】全體社團干部，社團成員可參與

　　【會議內容】干部安排情況、社團基本情況、社團發展規劃、社團工作思路等

　　【聯系人】XXX，XXXXXX(XXXX)

　　【注意事項】請攜帶筆和筆記本

　　Ps：對會議安排有異議或問題，請與聯系人溝通。

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