秘書怎么寫好會議通知

2020-11-06 會議通知

　　會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知;按通知的行為方式分，有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。

　　書面通知按傳遞方式分，有內部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。

　　書面通知

　　以寄、發書面文字的形式所進行的會議通知。會議書面通知除具有正規莊重的特點外，也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的.作用。發會議通知要盡量早些，以便使與會人員接到通知后，有充足的時間準備和趕到會場，也便于會務人員安排回程的車、船、機票。有的會議對發通知有規定的時間，如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發出。當然，一般的會議沒有必要過早發通知，以免情況發生變化而變更會期。做好發通知這項工作，需要在平時打好基礎，不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如領導人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發生變化，要注意及時修正。機關單位內部所發的書面通知，要求當事人簽名，當事人不在，請別人代轉通知，也要求代轉通知人簽名，事后通知人要追蹤落實。

　　電報通知

　　寫電報時要求在明了的基礎上做到簡潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產生歧義的詞句不能壓縮，各項內容都要寫得明確具體，不能讓對方猜測。在不能確認被通知單位或個人是否參會時，應要求對方接到通知后回電。

　　傳真和電腦通知：務必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰，可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清，就要重新發送一次。如果仍然模糊不清，就要考慮采取電話方式了，讓對方做好電話通知的記錄。

　　墻報通知

　　墻報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預計(比如一些自由參會的演講會、報告會)，要安排大一點的會場才行，以免到會人數太多，會場容納不下，造成不好的效果。

　　范文

　　各專業標準化技術委員會、各標準計劃項目承擔單位：

　　為了提高電力標準編寫質量，規避標準起草過程中的常見錯誤，促進標準化工作規范管理，經研究，我中心擬于5月下旬在秦皇島市召開規范標準編寫會議，請各標準計劃項目主要起草單位、技術歸口單位及標準化技術委員會派1名以上標準起草人員或標準管理人員參加本次會議。現將具體事宜通知如下：

　　一、會議內容

　　1、介紹電力標準化工作現狀與發展趨勢;

　　2、宣講標準編寫的基本要求;

　　3、介紹標準申請、報批程序和相關要求等。