召開會議通知怎么寫

2024-11-25 會議通知

　　在當下社會，我們使用上通知的情況與日俱增，各種類型的通知各有不同的寫法。寫起通知來就毫無頭緒？以下是小編整理的召開會議通知怎么寫，歡迎大家分享。

　　會議通知的7個要件

　　在一個完整的會議邀請中，至少應該包括會議時間地點、參會者、會議目的、預期成果、會議議題、會議議程、提前準備的資訊7個要件：

　　1-會議時間地點

　　會議通知上，我們只能找到開始時間、看不到會議的結束時間。這就讓被邀請者很郁悶，同時也會為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標注會議開始時間與結束時間，同時建議大家能夠提前十分鐘到達。

　　2-參會者

　　誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什么?如果可以的話，應該在會議邀請中明確標明。如孫繼偉-會議主持，李二明-負責會議記錄，趙明洋―項目發言人等。

　　3-會議目的

　　在組織中經常召開的會議有兩類：一類是問題解決類的會議，另一類是決策類會議。其它類型的會議，如信息收集類、研討類、報告會等，也可以采取其它方式進行，不一定非要把參與者聚集在一起。

　　會議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議，與會者首先要對問題是什么達成共識，才可能探討相應的解決方案。同時，參會者還要具備解決問題的專業知識與技能，才有可能達成會議目標。為了使參與者從一開始就明晰會議的重點，會議主題可以以問題的方式進行設置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”

　　決策類的會議，在會議初始要對會議決策方式達成共識：是采取一票否決的方式、少數服從多數的方式還是交由領導來做決定。這樣的好處在于，每一位參會者都知道自己的權利如何，可以最大限度的保障會議的成功進行。

　　4-預期成果

　　會議結束以后，期望的預期成果是什么?是確定當前問題的解決思路、還是就行動方案達成團隊共識?還是建立一個流程的規范?

　　5-會議議題

　　為了使每一個會議過程更為聚焦，需要把大的會議主題拆分為多個議題，會議議題的作用在于引導參會者對會議主題層層深入，以更好的提升會議的效率。

　　會議議題根據會議目的不同，會有不同的設置。一般來講，會把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類的議題放在最后。在議題設置過程中，要圍繞會議目的，找出具有較高關聯度的議題，并且注意議題的先后順序。

　　6-會議議程

　　很多時候，參會者進入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多了解，所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。

　　會議的時間、議題都要有明確的時間節點，尤其是在過程中，各個環節由誰來發言?目標是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進行準備。

　　7-提前準備的資訊

　　參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集，會對此次會議目標達成有很大幫助。

　　寫好會議通知必要條件

　　時間和地點：這部分是干貨，沒有水分。需要注意的是，時間和地點什么時候需要分開說。我的常用做法是，如果時間和地點中有一項超過一個內容，如“時間，2016年xx月xx日;地點，主會場：第一會議室，分會場：第二會議室,”那分開來寫。如果時間地點分別只有一個，那合并寫較為簡練。

　　參會人員：分兩種情況，有領導參加和無領導參加。有領導參加，建議將領導單獨成行，以示尊重。這里需要注意部門順序，無論是部門名稱或是部門負責人姓名，都需按照企業部門排序來分布。如“辦公室、人資部、發展部部門負責人”或者依次將姓名逐一列出。在羅列姓名時，需要仔細核對，避免出現錯別字或同音字錯誤。

　　會議議程：該部分須按照“1、2、3、4”，將會議流程逐一羅列。需要注意的是，由于議程會根據情況發生變化，在發布通知是要注意時效性，避免出現通知與實際內容不符的情況。同時在該環節要注明會議預計時長，以便參會人員合理安排時間，提高會議效率。

　　寫好會議通知充分條件

　　主送單位：涉及所有單位的，可以說“xxx各部門”“xxx各單位”。涉及某一個既定群體的，可以說“xxx監管委員會”“xxxx迎審組”;只涉及某幾個部門，可以逐一列出，需要注意的是，不能過多，一般以一行以內為宜;如果涉及部門比全體部門少，又不宜列出，那可以為“相關部門”，但在參會人員中必須詳細說明所涉及的人員。

　　會議目的：這部分是闡述為什么要召開會議，語言要求準確、精煉。常用形式為“為了xxxxx”，“按照xxxxx”，說完這些，以“經研究”三個字作為轉折，接“決定召開xxxxx會議，具體事宜通知如下”。需要注意的是“為了”“按照”等詞都屬于套話內容，不宜太多，因為下面介紹的才是最為主要的內容，不能喧賓奪主。

　　會議要求：該環節明確會議召開的要求等。如需要有關部門配合，如調試會議設備等，須提前與有關部門溝通確認，并在辦公系統中提出申請。同時要注明聯系人、電話等，對于需要報送材料的情況，要明確報送方式。

　　核心部分與輔助部分相互作用，缺一不可。通知起草規范、精煉，不僅能夠起到告知目的，更能夠展現出部門嚴謹的工作作風和辦公態度。

　　召開會議通知范本1

各黨支部：

　　根據公司黨的群眾路線教育實踐活動"查擺問題、開展批評"環節工作安排，定于x年x月12日(周五)上午召開領導班子專題民主生活會情況通報會，現將有關事項通知如下：

　　一、會議時間：

　　9:45入場，10:00開會

　　二、會議地點：

　　電力賓館二樓大會議室

　　三、參會人員：

　　上級督導組成員、公司領導、全體中層干部、各分會主席

　　四、會議議程：

　　1、黨委書記張壽巖通報公司領導班子專題民主生活會情況

　　2、上級督導組領導講話

　　3、參會人員對領導班子專題民主生活會情況進行測評

　　五、有關要求：

　　請各黨支部通知有關人員，自帶簽字筆，統一著工裝參會，并自覺遵守會議紀律，確保會議質量和效果。

　　召開會議通知范本2

　　根據xx公司安全工作安排，計劃召開月度安全會議，具體安排通知如下：

　　一、會議時間

　　8月13日9：00（星期三、計劃1、5小時）

　　二、參加人員

　　1、xx公司班組長以上干部；

　　2、所有專職與兼職安全員，另工作能脫離開的人員必須參加。

　　三、地點：

　　xx樓x樓會議室

　　四、組織部門：

　　xx公司安全部

　　五、會議內容

　　1、觀看事故案例視頻講解（責任人：xx，20分鐘）

　　2、 xxx培訓（責任人：xx，10分鐘）

　　3、安全及5S現場檢查、班組建設工作匯報（責任人：xxx，20分鐘）

　　4、班組建設開展情況（責任人：xxx，10分鐘）

　　5、xx公司領導講話。

xx公司安全部

　　20xx年8月11日

　　召開會議通知范本3

公司各部門：

　　為了規范公司會議管理、提高會議質量、促進工作開展、加強部門間的溝通與交流，現將公司周例會管理通知如下：

　　一、會議形式：

　　周例會

　　二、會議時間：

　　每周周五下午2:00

　　三、會議地點：

　　xxx有限公司辦公室

　　四、參會人員：

　　略

　　五、會議要求：

　　(1)參會人員須于在周五14：00準時參加會議

　　(2)會議期間需關閉電話或調制靜音不得看報紙、雜志或做與會議內容不相干的事情

　　六、獎懲規定：

　　無故不參加周例會者公司將給予2000/次的罰款處罰。以上要求請參會人員務必自覺遵守，謝謝大家的配合與支持。

　　特此通知

xx公司

　　20xx年xx月xx日

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