會議紀(jì)要記錄格式要求

2024-11-12 會議紀(jì)要

　　一、會議紀(jì)要的概念和特點(diǎn)

　　1、會議紀(jì)要的概念

　　會議紀(jì)要是記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的公文。它是根據(jù)會議的宗旨，按照會議記錄、會議文件材料和會議的活動情況綜合加工整理而成的反應(yīng)會議基本情況和主要精神的紀(jì)實(shí)性文件，它的作用是“上呈下達(dá)”會議精神，交流情況，指導(dǎo)工作。

　　2、會議紀(jì)要的特點(diǎn)。

　　1)紀(jì)實(shí)性。會議紀(jì)要是記載會議基本情況和主要精神的，它必須據(jù)實(shí)寫作。會議未涉及到的問題不能寫;會議在研究問題時如果意見不一致，應(yīng)些多數(shù)人的意見，或者把幾種意見都寫上，不允許憑空杜撰。紀(jì)實(shí)性是會議紀(jì)要的生命。

　　2)紀(jì)要性。會議紀(jì)要不是把會議中所涉及到的所有問題無一遺漏地寫出來，而是把那些主要的情況和研究決定的重大問題、決策意見寫出來，是摘其要而紀(jì)之，切忌面面俱到，堆砌材料。

　　3)約束性。會議紀(jì)要一經(jīng)下發(fā)，便要求與會單位和有關(guān)人員遵守、執(zhí)行。在這一點(diǎn)上，與決議基本一致，只不過比決議的規(guī)定性、嚴(yán)肅性程序低些。

　　二、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和寫法。

　　會議紀(jì)要由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。

　　1、標(biāo)題

　　它有三種寫法：一是由機(jī)關(guān)名稱或會議名稱加文種組成。如《中國美術(shù)家協(xié)會書記處書記會議紀(jì)要》;二是由會議內(nèi)容加文種組成，如《關(guān)于研究黑龍江三江平原農(nóng)業(yè)開發(fā)問題的會議紀(jì)要》;三是正副標(biāo)題法，如《對比反映差距，差距說明潛力——××市六個棉紡織廠廠長座談紀(jì)要》。

　　2、正文。會議紀(jì)要的正文一般包括三部分

　　1)開頭。一般要寫明會議的要求，包括會議召開的時間、地點(diǎn)、主持單位，與會人員及會議的議題等。有的還可以寫出會議程序或概述會議總的情況。要求簡明扼要，不拖泥帶水。

　　2)主體。寫會議上反映的情況、研究的問題、做出的決定性意見和解決問題的措施等。對會議上的主要情況，要寫明會議主要做了什么事，要求盡量精煉簡要，對會議的主要精神，要多概括出與會人員對會議議題的主要看法。寫作時一般采取綜合反映的辦法，在每段的開頭用“會議指出”或“大會認(rèn)為”“大家提出”“會議強(qiáng)調(diào)”等形式把會議的主要精神高度概括，準(zhǔn)確無誤地反映出來;會議議定的事項可根據(jù)其內(nèi)容確定寫法，內(nèi)容較多的采取分條列項的寫法，力求做到條理清楚，具體明確。

　　3、結(jié)尾。寫會議號召，或突出會議的意義，還可寫明主辦單位對貫徹會議精神的一些要求。有的會議紀(jì)要沒有這一部分。

　　4、落款和時間。可寫在文尾的右下方，也可寫在標(biāo)題之下，用括號括上。

　　三、會議紀(jì)要的寫作要求和注意事項：

　　要求;1、要真實(shí)地反映出會議的情況和與會者的觀點(diǎn)。

　　2、要突出中心議題，真正地寫出會議的“要”來。

　　3、要條理清晰，語言準(zhǔn)確，使人一目了然。

　　4、紀(jì)實(shí)寫完后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)過目，同意簽發(fā)，加蓋公章，才能形成文件。

　　四、注意事項：

　　1、六要素齊全。時間、地點(diǎn)、主持人(或主持單位)、參加人(代表或單位)、議題、決議。

　　2、要條理化。用綜合概括式把眾多意見分類整理后再分項寫。

　　3、注意語言的準(zhǔn)確簡潔和習(xí)慣語的使用。

　　會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式

　　會議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成。

　　標(biāo)題

　　標(biāo)題有兩種情況，一是會議名稱加紀(jì)要，如《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》。二是召開會議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀(jì)要》。

　　正文

　　會議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。

　　(一)會議概況。主要包括會議時間、地點(diǎn)、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

　　(二)會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀(jì)要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見、措施和要求。

　　落款

　　落款包括署名和時間兩項內(nèi)容。署名只用于辦公室會議紀(jì)要，署上召開會議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的全稱，下面寫上成文的年、月、日期，加蓋公章，一般會議紀(jì)要不署名，只寫成文時間，加蓋公章。

　　會議紀(jì)要的內(nèi)容

　　會議紀(jì)要的內(nèi)容一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會議概況，包括會議進(jìn)行的時間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進(jìn)行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。

　　會議紀(jì)要的三種寫法

　　根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

　　(一)集中概述法

　　這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等)，用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

　　(二)分項敘述法

　　召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標(biāo)號或小標(biāo)題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

　　(三)發(fā)言提要法

　　這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機(jī)關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，可采用這種寫法。

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