公司辦公管理規(guī)定公函
關(guān)于辦公易耗品管理規(guī)定的公告
一、適用人群
本規(guī)定自執(zhí)行之日起，規(guī)定本身適應(yīng)全體在職員工。
二、機(jī)構(gòu)部門(mén)
由行政部統(tǒng)一申購(gòu)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理審批。
三、操作細(xì)則
行政部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存辦公用品做及時(shí)的補(bǔ)充，填寫(xiě)《物品申購(gòu)單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，進(jìn)行采購(gòu)。如部門(mén)有特殊需采購(gòu)物品，可以由申購(gòu)人填寫(xiě)《物品申購(gòu)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，交由行政部給總經(jīng)理審批后，行政部才能進(jìn)行采購(gòu)。 鑒于公司目前申購(gòu)量不是很多，申購(gòu)安排在每月20號(hào)前后一周左右。錯(cuò)過(guò)申購(gòu)的時(shí)間，行政部安排在次月申購(gòu)。經(jīng)總經(jīng)理特批臨時(shí)采購(gòu)的物品，無(wú)需行政部向總經(jīng)理申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人自行填寫(xiě)《物品申購(gòu)單》報(bào)總經(jīng)理審批后，交行政部進(jìn)行采購(gòu)。 采購(gòu)物品由行政專(zhuān)員進(jìn)行跟蹤，催促供應(yīng)商及時(shí)供貨。
收到采購(gòu)物品時(shí)，核對(duì)物品與申購(gòu)物品是否一致(物品名稱(chēng)，品牌，規(guī)格型號(hào)，顏色等)，確定沒(méi)有疑問(wèn)后，簽收。如有疑問(wèn)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換或拒收。
行政人員收到物品后，及時(shí)做好登記工作(或電子檔)，登記完才可以分配給申購(gòu)人或部門(mén)，申購(gòu)人或部門(mén)應(yīng)核對(duì)物品，并在《辦公用品領(lǐng)用單》上簽字確認(rèn)。非部門(mén)或個(gè)人申購(gòu)的辦公用品應(yīng)當(dāng)天入庫(kù)，擺放整齊，不可堆積在外和拖延至次日。
所有領(lǐng)用的辦公用品必須在《辦公用品領(lǐng)用單》上簽字。行政專(zhuān)員有責(zé)任監(jiān)督領(lǐng)用的物品是否符合領(lǐng)用人的崗位需要，并且控制領(lǐng)用期間和領(lǐng)用量。
辦公用品應(yīng)妥善保管，并專(zhuān)人鎖起，看管。如發(fā)現(xiàn)無(wú)故遺失或受損，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)損失、轉(zhuǎn)換存放地點(diǎn)、替換鎖芯或其他方法。
行政專(zhuān)員應(yīng)經(jīng)常檢查物品多缺情況，合理分配物品的數(shù)量和擺放地，不占用員工的工作區(qū)域，影響員工工作為前提。 及時(shí)更新電子檔的內(nèi)容。做到每周核對(duì)辦公用品出入庫(kù)情況，每月盤(pán)點(diǎn)辦公用品庫(kù)存量。
四、行政專(zhuān)員職責(zé)
行政專(zhuān)員必須秉著無(wú)私無(wú)利，平等待人為原則。具有監(jiān)督管理的責(zé)任，發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為應(yīng)立刻舉報(bào)。
行政專(zhuān)員對(duì)公司日常辦公用品進(jìn)行采購(gòu)(詳見(jiàn)日常辦公用品一覽表)，不得隨意采購(gòu)物品，采購(gòu)物品與申購(gòu)事實(shí)不符的由行政專(zhuān)員自行賠付(按采購(gòu)價(jià))，數(shù)額巨大可由部門(mén)分?jǐn)傎r付，公司不承擔(dān)誤購(gòu)的費(fèi)用。
行政專(zhuān)員發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為不舉報(bào)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，擇重處理。
嚴(yán)禁以公司名義，采購(gòu)和領(lǐng)用與本職工作無(wú)關(guān)的私人用品或代辦他人需采購(gòu)的物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)開(kāi)除處理。
五、申購(gòu)人注意事項(xiàng)
申購(gòu)人所需申請(qǐng)的物品必須與申請(qǐng)事實(shí)相符，不得私自挪移，不得擅自帶離公司，如有發(fā)現(xiàn)按公司相關(guān)規(guī)定給予處罰。
申購(gòu)人不得在申請(qǐng)后，經(jīng)常叨嘮行政專(zhuān)員，因以公司的團(tuán)結(jié)精神為主導(dǎo)，行政部收到采購(gòu)物品統(tǒng)計(jì)入庫(kù)后，及時(shí)分發(fā)到所需崗位或部門(mén)。
以上制度由行政部提出，望公司領(lǐng)導(dǎo)同意，給予批準(zhǔn)實(shí)施。
行政部辦公室
二0一二年五月十五日
公司公函范文
公 函
××公司：
貴方有關(guān)保險(xiǎn)事宜的6月25日來(lái)函知悉，特函告如下：
一、綜合險(xiǎn)。在沒(méi)有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險(xiǎn)和戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。如貴方愿投保綜合險(xiǎn)，我方可以稍高的保費(fèi)代保此險(xiǎn)。
二、破碎險(xiǎn)。破碎險(xiǎn)是一種特別保險(xiǎn)，需收取額外保費(fèi)。該險(xiǎn)現(xiàn)行保險(xiǎn)費(fèi)率為2%，損失只賠超過(guò)5%的部分。
三、保險(xiǎn)金額。我方注意到貴方欲為裝運(yùn)給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保，我方當(dāng)照此辦理。
我方希望上述答復(fù)將滿足貴方的要求，并等候貴方的答復(fù)。
××公司
×年×月×日
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