道歉信是要向對方陳述無法答應的所請所托的原因，對不愿為的事，可聲明自己的一貫主張，對不能為的請托，更應陳述理由，說明自己為什么不能為。
一、格式內容
【稱謂】
收信人名字，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
【正文】
這是信的主體，可以分三個部分來書寫。
第一部分：簡單交代對何事進行道歉
第二部分：解釋事情發生的原因，消除誤會或矛盾。
第三部分：再次表示遺憾和歉意，表明愿意補救的愿望，提出建議或安排。
【署名】
最后寫上寫信人的姓名和日期。
二、注意事項
1、事情原委要解釋清楚。
2、說明情況與理由，實事求是，簡明扼要。
3、態度誠懇。
4、用詞委婉，語氣溫和，得體。
三、道歉信范文
【范文】
尊敬的行管一班同學：
您們好!首先，對于這次院運會報名的事件，請允許我表示由衷的歉意!
由于工作疏忽，在這次院運會過程中做出了一些對您們不尊重的事情，給您們造成了十分不良的影響，這是我的失職。這次事件中，作為體委，我沒有做好自己的本分工作，做事不夠認真，以致于自己犯下了通知不到位等低級的錯誤，因此，在此，我向您們致歉!望見諒!并且我會認真檢討自己的行為，吸取教訓，往后，我會以身作則，做好以后的工作，不再犯類似的錯誤。
道歉人：
日期：
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