(一)標題
一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。
(二)稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人的表揚信，應在姓名之后，“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號。若直接張貼到某機關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
(三)正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。
1.交代表揚的理由：用概括敘述的'語言，重點敘述人物事跡的發(fā)生、發(fā)展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2.指出行為的意義：在敘事的基礎上進行評價、議論，贊頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬于哪種好思想，好風尚，好品德。
(四)結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望***給予表揚。如“***同志的優(yōu)秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。并要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其余的字，要另起一行，頂格寫。
(五)落款
落款應寫明發(fā)文單位名稱或個人姓名。并在右下方注明成文日期。
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