揚某單位或個人的先進事跡、優良作風等而寫的書信叫表揚信。信的作者，可以是單位，也可以是個人。表揚信通常用紅紙抄出，送到受表揚的單位或受表揚者所在單位公開張貼，廣而告之，既有張揚的意思，也有感謝的意思;有代表性、普遍性教育意義的表揚信還可以送到報刊上發表。其目的都是表揚好人好事、宏揚正氣，搞好社會主義精神文明建設。
寫表揚信，首先除了要寫清表揚的是什么人(或事)外，更重要的，要突出受表揚的人或事所蘊涵的現實教育意義，并且要注意和當前形勢的需要結合起來。其次，表揚的事跡要準確，評價要恰如其分，以免產生副作用。再次，要寫得熱情洋溢，語氣懇切，切忌溢美編造。
表揚信的結構與一般的書信相同。
標題：表揚信(居中)
稱謂：收信方是酒店就寫酒店全稱。(頂格書寫)
正文：一是表揚原因，簡明敘述員工的好品德，好作風。比如員工工作態度認真，待人熱情，使我……。可以加入實際例子。二是用熱情，親切語言進行表揚，表明你的態度和心情。贊揚并鼓勵。這部分自由發揮比較好吧!呵呵。
結語：“向xxx學習。”之類的話。
署名：發信人名字或發信單位名稱。正文右下方。
日期：成文日期。署名下方。
【范文一】
xxx保安公司：
我家住京香福苑小區3號樓，搬來時間不長，但我感到小區管理很好，住在這個小區很安全。由于我們住平房習慣了，搬來后不時忘記鎖自行車，在11月下旬，我早晨出來發現自行車丟了，很是著急。后來發現上夜班的保安柳國方同志把我的自行車推到他值班的門口給我看著，我很感動。自行車不值多少錢，但丟了很不方便。在12月上旬，我孫女的自行車也忘鎖了，保安段軍杰也給推到了值班室大門口給看著。還有，柳國方同志對工作認真負責，在8月份有很多孩子在草坪上踢球，不愛護花草樹木，柳國方同志過去和他們講道理，還差點挨打，但最終還是把他們說服了,從此這些孩子再也不到草坪上踢球了。總之，在小區北門值班的保安對工作都很負責，特此提出，望貴公司給予他們獎勵和表揚。
3號樓2單元 業主：峰天雪地
2011年11月28日
【范文二】
××中學的校領導：
你們好：
今年寒假，我帶著5歲的孫子到陶然亭滑冰場玩耍，孫子不小心跌了一跤，又哭又鬧，哄也哄不住，抱又抱不起來。這時你校的兩名男同學正在滑冰，聽到孩子的哭鬧聲便跑了過來，抱起孩子，仔細看了孩子的腳，說恐怕是腳脖子的筋扭傷了，咱們送他到醫院去吧。我當時已沒了主意，只得跟隨他們到天壇醫院，他們抱著孩子進了急診室，我給家里打了電話，孩子的爸爸、媽媽急急忙忙地趕了過來。醫生說可能是骨裂需要照張片子。我們一家帶著孩子樓上樓下地照片子、檢查。早把兩個同學忘掉了，他倆也悄悄地離去了。后來經打聽方知他們是貴校初三(2)班的王山和馬帥二位同學，他們這種助人為樂的高尚品質使我們全家都深受感動。并請求校領導對二位同學提出表揚。
今后我們全家要向二位同學學習，發揚雷鋒助為人樂的高尚品質，使我們的社會處處充滿愛的溫馨。
最后讓我再次向你們表示感謝!
此致敬禮!
劉淑珍
1995年2月3日
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