表揚信通常由標題、抬頭、正文、結尾和落款五部分構成。 其基本格式如下：
(一)標題
一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。
(二)稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人 的表揚信，應在姓名之后加上“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號。若直接張貼到某機 關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
(三)正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。
1、交代表揚的理由
用概括敘述的語言，重點敘述人物事跡的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出 最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2、指出行為的意義
在敘事的'基礎上進行評價、議論，贊頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬于哪種 好思想，好風尚，好品德。
(四)結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如“某 某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“ 深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。并要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用 語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其余的字，要另起一行，頂 格寫。
(五)落款
落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。并在右下方注明成文日期。
范文
尊敬的各界領導及廣大市民：
作為這個城市的主人,我攜夫人及兒子冒雨前往我市各區各主要干道胡同路口進行偵查,發現我市交警在全市公務員休息的時候依然堅持在維持交通秩序!我和我的家人十分的感動!我們決定對我市交警的以下英勇行為提出表揚：
一、嚴防死守，決不讓一名交通違法者漏網。在這次戰斗中，我市交警深入到各主要干道，胡同路口，個別市民反應說死胡同我們的交警也沒有放過，這充分體現了我們這次高強度、高密度、有深度、有力度的打擊效果。
二、斗智斗勇，游擊與伏擊相結合。目前的交通違法行為與以前的違法行為有所不同，以前是大貨車蠻橫型違法，對于蠻橫型違法，我們某些同志采取了較為靈活的措施有力的保護了自身的安全，而目前體現為較為富裕的市民違法，這類違法法制觀念極其淡薄，對其進行處罰堅決不能手軟，而且個別市民經常說某某特權車交警同志怎么不管，對此我想：我們的交警是當罰則罰，但更多的時候是沒看見!!!在這次大整頓中，我市交警既有騎摩托不顧自身危險在車流中對交通違法行為進行打擊的，也有在隱蔽處進行伏擊的，據市民反應個別交警到車流中間對該車進行處罰，這主要是為了市民的安全和該司機以后的發展，如果對該司機不進行罰款，他未來的人生觀也許會變得扭曲，充滿了僥幸心理。據某市民反應他路過文化路某路口時有四名我們的人民警察同志同時在開罰單，這充分反應了我們這次行動的效果。
三、不分晝夜，風雨無阻。前面提到了，這次行動我們的交警同志，沒日沒夜的忙于罰款處罰交通違法行為，即使是在惡劣的天氣下，依然嚴格執法，我想這不是為了點罰款，更多的是為了市民出行創造更好的交通環境。
四、可罰就罰，絕不手軟。對于交通違法行為，盡管無論是道路交通安全及其配套的條例都規定對輕微違法而沒有造成交通后果的交通違法行為可以進行教育批評，但我市交警同志把交通違法行為上升到打造民族素質的高度：如果不對交通違法者進行罰款處罰，以后肯定沒記性，為了加深印象并對交通違法者負責任，可以罰款就要堅決罰款。
在這次交通整頓活動中，我市交警同志有力地維護了我市的交通秩序和當地社會穩定，全體參戰民警以高度的政治責任感和使命感，發揮頑強拼搏、連續作戰的優良作風，不怕苦不怕累的精神，維護秩序，依法處罰，確保了市民的生命財產安全,并樹立了我市交警嚴格執法的光輝形象。這樣的行為對鍛煉交警隊伍和城市交通順暢具有重要意義，作為市民我希望是一個長效機制，貴在堅持，而非某些市民所說的就是為了罰款，希望以后交警能夠繼續做到隨處可見，沒日沒夜，常年如此，我想負責的領導不會讓我們這些渴盼嚴格執法的市民失望。也只有這樣，居住在這個城市里的居民才會有幸福感和安全感。
此致
敬禮!
市民
****年**月**日
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