文書管理詳細辦法

2024-10-26 辦法

　　第一章總則

　　第一條為制度化，規范化文書管理體系，特制定本辦法，文書管理辦法。

　　第二章文件流傳細則

　　第二條分類

　　須登記的文書范圍：結合《檔案管理規定》的要求

　　外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等

　　本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件

　　第三條收文

　　1.本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。

　　2.內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

　　第四條發文

　　1.以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發，管理辦法《文書管理辦法》。

　　2.以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。

　　第五條分文

　　1.外來文件由辦公室登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。

　　2.內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽收。

　　第六條會簽

　　1.需多部門或多人會簽處理的文件應附上"收文處理單"。

　　2.各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

　　3.文件收文后，再依"收文處理單"內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。

　　第三章重要文件的審核、執行

　　第七條審核、批示

　　涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。

　　第八條執行

　　經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理并督促執行。

　　第四章撰寫文書格式

　　第九條公司實行按國家標準和公司標準統一的文書規范格式。

　　第十條對已經統一的文書類（以附件形式下發），要求各部門及員工嚴格按公司規范格式操作。

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