如何寫商務報告

2024-08-08

如何寫商務報告

　　如何寫商務報告

　　商務報告是指針對某種特殊的、有意義的商務目的，向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實陳述。報告中所陳述的事實必須與事件、條件、質量、進展、結果、問題或提議的解決方案有關，幫助當事人了解復雜的商業情況，計劃進程，解決問題，使上級領導就一系列事件做出決策。

　　商務英語報告則是以英語語言撰寫的商務報告。按種類劃分，常見的有：事件調查報告（Investigative Reports）、意見調查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進展報告（Progress Reports）、市場調查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務英語報告總體寫作原則。

　　今天我們先來看一下商務英語報告寫作的總體原則：

　　在撰寫商務英語報告時，應確保報告內容準確無誤（Accurate）、簡明扼要（Brief），結構清晰（Clear），建議明確果斷（Decisive），故簡稱ABCD原則。具體內容如下：

　　內容準確無誤：報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫，更重要的是其內容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。

　　內容簡明扼要：報告的長短一般取決于報告的內容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力，對方閱讀更浪費時間。撰寫商務英語報告時要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。

　　結構清晰明了：用數字、符號標明段落、層次、要點等，加強邏輯性，使讀者一目了然。

　　建議明確果斷：多數報告都有結論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應確保報告的結論和建議是經過充分論證而得出的，而且應明確果斷，切忌模棱兩可。

　　商務英語報告是以英語語言撰寫的商務報告。按種類劃分，常見的有：事件調查報告（Investigative Reports）、意見調查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進展報告（Progress Reports）、市場調查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務英語報告總體寫作原則。

　　今天我們來看一下商務英語報告的四步寫作法：

　　在撰寫報告之前，應做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應先回答以下幾個問題：

　　? 報告的目的：為什么寫這份報告？

　　? 報告的讀者：誰是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？

　　? 報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？

　　? 報告的結構：如何構思報告？如何做到報告結構清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設計報告的格式還是公司有現成的格式可以參照？

　　? 報告的寫作期限：報告何時須上交？

　　回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作：

　　1. 收集信息（Collecting Information）：收集信息可以采取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調查（Questionnaires）等手段向公司內部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關材料（如產品目錄、價格單等）也屬于書面收集信息形式。

　　2. 謀篇布局（Planning the structure）：確定報告寫作的目的，對收集到的信息進行整理、分類，刪除無關信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應在這一階段確定其在報告中的位置。

　　3. 撰寫草稿（Writing the draft）：撰寫報告的各個部分。

　　4. 校對編輯（Proofreading and editing）：校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應對報告進行全面檢查，檢查的具體內容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、語言風格等；二是信息，包括數據、圖表、觀點等。檢查后，應對報告進行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。

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