問(wèn)：年終又至，無(wú)論企業(yè)的收成怎樣，都到了應(yīng)當(dāng)總結(jié)的時(shí)候了，忙碌了一年的經(jīng)銷(xiāo)商、代理商，以及重要客戶(hù)和政府部門(mén)，都需要進(jìn)行必要的慰問(wèn)。年終答謝會(huì)應(yīng)當(dāng)注意哪些問(wèn)題，怎樣籌備策劃呢?
答：企業(yè)年終答謝會(huì)的策劃應(yīng)當(dāng)注重以下幾個(gè)方面:
一、時(shí)機(jī)選擇
1、全年銷(xiāo)售回款前后權(quán)衡 一般來(lái)講，在全年銷(xiāo)售回款完成之前開(kāi)會(huì)，可以給經(jīng)銷(xiāo)商予壓力，使其在最后一個(gè)月押筆貨完成全年銷(xiāo)量目標(biāo)。這種做法勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致經(jīng)銷(xiāo)商為能拿到年度獎(jiǎng)勵(lì)超負(fù)荷進(jìn)貨，到頭來(lái)付出最多的還是廠家。如果是全年實(shí)際回款完成后開(kāi)答謝會(huì)，就可以避免上述現(xiàn)象發(fā)生。一般即使是運(yùn)作良好的購(gòu)銷(xiāo)關(guān)系，對(duì)重點(diǎn)客戶(hù)的回款也無(wú)法做到現(xiàn)款現(xiàn)貨，如待回款之后開(kāi)會(huì)可能會(huì)錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)。
2、下一年度計(jì)劃制訂前后權(quán)衡 在下一年度計(jì)劃制訂前開(kāi)會(huì)，經(jīng)銷(xiāo)商最關(guān)心的投入和兌現(xiàn)政策可能尚未最后敲定引起很多猜測(cè)，同時(shí)也會(huì)造成主要業(yè)務(wù)執(zhí)行人對(duì)下一年度工作執(zhí)行上的`誤解。選擇計(jì)劃出臺(tái)后開(kāi)會(huì)就可以避免上面的問(wèn)題，但會(huì)議會(huì)拖到元旦春節(jié)之后，使消費(fèi)品企業(yè)白白丟失了節(jié)日市場(chǎng)銷(xiāo)量。另外企業(yè)答謝會(huì)時(shí)間開(kāi)得越晚，經(jīng)銷(xiāo)商的心態(tài)就越不穩(wěn)定。
3、元旦春節(jié)前后權(quán)衡 元旦春節(jié)是一年當(dāng)中的銷(xiāo)售黃金時(shí)間，在這之前開(kāi)會(huì)勢(shì)必有多人缺席，節(jié)前會(huì)議場(chǎng)所很難預(yù)定，企業(yè)準(zhǔn)備匆忙，會(huì)議信息傳遞效果會(huì)大打折扣。但其優(yōu)點(diǎn)是激勵(lì)銷(xiāo)售商在節(jié)前沖一把量，支撐全年目標(biāo)。
二、地點(diǎn)選擇
1、公司總部所在地 如果總部條件較好，可以在會(huì)議期間安排參會(huì)人員到公司總部辦公樓、榮譽(yù)展廳、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)等地參觀，提升公司在經(jīng)銷(xiāo)商心目中的形象。另一個(gè)好處是會(huì)議本土作戰(zhàn)，就近方便，易于組織。
2、優(yōu)秀經(jīng)銷(xiāo)商所在地 選擇這種地點(diǎn)的好處是可以現(xiàn)場(chǎng)觀摩，學(xué)習(xí)交流，同時(shí)鼓舞當(dāng)?shù)亟?jīng)銷(xiāo)商。
3、風(fēng)景名勝點(diǎn) 在旅游景點(diǎn)開(kāi)會(huì)，閑暇之余可以欣賞祖國(guó)名山大川，人文景觀，陶冶情操，提高文化底蘊(yùn)。這種形式的會(huì)議往往因?yàn)榻M織工作難度大、費(fèi)用高且因眾口難調(diào)而使好心辦成了壞事。
4、政府禮堂 國(guó)內(nèi)一些民營(yíng)企業(yè)特別喜歡在政府禮堂開(kāi)會(huì)。究其原因，無(wú)外乎是顯示一下規(guī)格，擴(kuò)大影響面。
5、賓館酒樓 這種地方純粹是把答謝會(huì)當(dāng)成了休閑放松會(huì)，一般來(lái)講省去了很多的會(huì)務(wù)組織工作，但可能達(dá)不到會(huì)議的其他目標(biāo)。
三、參與者
1、經(jīng)銷(xiāo)商及全家 可以考慮邀請(qǐng)各區(qū)域優(yōu)秀經(jīng)銷(xiāo)商攜家屬一同前往答謝會(huì)，一來(lái)可以融洽關(guān)系，二來(lái)可以促進(jìn)經(jīng)銷(xiāo)商家人對(duì)公司工作的支持。
2、零售商及全家 主要指有代表性的零售商，而非普通零售商，如重點(diǎn)超市客戶(hù)、對(duì)公司忠誠(chéng)度較高的客戶(hù)等。
3、政府職能部門(mén) 邀請(qǐng)政府有關(guān)職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)出席答謝會(huì)主要是提供一個(gè)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)高層人員、經(jīng)銷(xiāo)商的認(rèn)識(shí)與熟悉的機(jī)會(huì)，擴(kuò)大企業(yè)影響力。
4、忠誠(chéng)消費(fèi)者代表 要限定這類(lèi)代表的人數(shù)。邀請(qǐng)的目的主要是通過(guò)其現(xiàn)身說(shuō)法，介紹使用本公司產(chǎn)品的經(jīng)歷，感染其他人，起到增強(qiáng)信心，鼓舞士氣的作用。
5、優(yōu)秀基層員工代表及家屬 可以利用開(kāi)會(huì)期間對(duì)上一年度企業(yè)優(yōu)秀基層業(yè)務(wù)代表進(jìn)行表彰。這也是鼓舞員工士氣，增強(qiáng)員工及家屬對(duì)企業(yè)榮譽(yù)感的有效手段。
6、行業(yè)專(zhuān)家 邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)員工及經(jīng)銷(xiāo)商進(jìn)行培訓(xùn)充電，使之更好投入來(lái)年的工作中。
7、公司高層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人 作為企業(yè)一年一度的盛會(huì)，公司高層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人當(dāng)然要參加，而且要做好在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)解答與會(huì)人員提出各種問(wèn)題的準(zhǔn)備。
四、會(huì)議內(nèi)容
1、工作回顧，總結(jié)提高 必須注意對(duì)數(shù)量的表述應(yīng)模糊處理，如銷(xiāo)售額過(guò)億的公司，只表達(dá)到千萬(wàn)即可，便于公司保密;提綱挈領(lǐng)即可，以免與會(huì)人員產(chǎn)生厭煩情緒，要重點(diǎn)突出。
2、經(jīng)驗(yàn)交流，現(xiàn)身說(shuō)法 會(huì)議期間可選出優(yōu)秀區(qū)域市場(chǎng)進(jìn)行操作經(jīng)驗(yàn)交流，交流項(xiàng)目包括如何處理外部關(guān)系、建立經(jīng)銷(xiāo)商忠誠(chéng)度、專(zhuān)賣(mài)經(jīng)銷(xiāo)商心得體會(huì)、進(jìn)取型經(jīng)銷(xiāo)商成功之道、最新政策法規(guī)影響、優(yōu)秀零售商賣(mài)場(chǎng)管理和促銷(xiāo)的經(jīng)驗(yàn)以及市場(chǎng)難題討論等。
3、公布計(jì)劃，安定軍心 這是年度會(huì)議較為敏感的話(huà)題，計(jì)劃公布關(guān)系到經(jīng)銷(xiāo)商未來(lái)最切身的利益，應(yīng)盡量提出普遍性計(jì)劃，避免細(xì)節(jié)性計(jì)劃，并強(qiáng)調(diào)公司支持力度。計(jì)劃公布完后留出適當(dāng)時(shí)間供經(jīng)銷(xiāo)商討論，提出意見(jiàn)，注意時(shí)間不能太長(zhǎng)，以免起到反作用。
4、分組討論，頭腦風(fēng)暴 對(duì)會(huì)上公布的計(jì)劃進(jìn)行分組討論，建議打破區(qū)域限制分組，要求會(huì)務(wù)人員做好記錄工作，及時(shí)將分組討論情況匯總上報(bào)，供公司高層參考。
5、信息反饋，修訂計(jì)劃 將計(jì)劃草案中反響最大，問(wèn)題最集中的條款重新報(bào)公司，提出修訂計(jì)劃，并形成最終決議。
6、培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高 主要涵蓋企業(yè)文化理念、經(jīng)營(yíng)策略、產(chǎn)品知識(shí)、政策法規(guī)方面的學(xué)習(xí)內(nèi)容，力求實(shí)用有效。
7、獎(jiǎng)勵(lì)兌現(xiàn)，鼓舞士氣 這是年終會(huì)的高潮，要注意以下幾個(gè)問(wèn)題： 會(huì)議結(jié)束前再公布，避免矛盾過(guò)早爆發(fā); 對(duì)眾所周知的獎(jiǎng)勵(lì)，特別是特殊貢獻(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)要大張旗鼓地宣傳，獎(jiǎng)品最好在現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放，對(duì)于特殊扶持的獎(jiǎng)勵(lì)，則需會(huì)前溝通，會(huì)后再予以?xún)冬F(xiàn); 應(yīng)避免直接以公司產(chǎn)品、現(xiàn)金等作為獎(jiǎng)勵(lì)，防止事后影響公司整體產(chǎn)品價(jià)格體系。旅游是目前較為流行的獎(jiǎng)勵(lì)方式，但應(yīng)避免旅游地撞車(chē)，在會(huì)后要立即組團(tuán)，落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)。 會(huì)上除對(duì)過(guò)去成績(jī)的獎(jiǎng)勵(lì)外，還應(yīng)提出下一年度的獎(jiǎng)勵(lì)政策，包括新產(chǎn)品、新市場(chǎng)開(kāi)發(fā)政策、廣告政策、費(fèi)用含量、讓利政策、終端政策、客戶(hù)獎(jiǎng)勵(lì)政策、消費(fèi)者促銷(xiāo)政策等。
8、明確條款，簽訂訂單 會(huì)前必須做好調(diào)查工作，一方面需重新評(píng)價(jià)和選擇經(jīng)銷(xiāo)商，另一方面要與個(gè)別忠誠(chéng)度較高且有實(shí)力的經(jīng)銷(xiāo)商協(xié)商，在會(huì)上象征地簽訂合同，該合同一般為常規(guī)合同，用來(lái)渲染氣氛、示范表率，帶動(dòng)其他經(jīng)銷(xiāo)商。因?yàn)橐憙r(jià)還價(jià)，斟酌細(xì)節(jié)問(wèn)題，其余經(jīng)銷(xiāo)商的訂單和合同在會(huì)議結(jié)束后立即簽訂。
9、娛樂(lè)招待，犒勞答謝 在會(huì)議期間或會(huì)議之后，可以組織一些輕松活潑、雅俗共賞的活動(dòng)，如娛樂(lè)餐飲等，一些外企在此類(lèi)項(xiàng)目中穿插了些團(tuán)隊(duì)游戲活動(dòng)項(xiàng)目。還可以添些展示企業(yè)產(chǎn)品特色的娛樂(lè)項(xiàng)目。
